Az elektronikus számlázásé a jövő?

Bár a hazai elektronikus számla penetráció jelenleg alig néhány százalékos, a piac óriási potenciált rejt magában – véli Szőnyi György, a Számlaközpont Kft. ügyvezető igazgatója. Ráadásul a megoldás előnyeit a számlakibocsájtó mellett a számlabefogadó is kamatoztathatja – mondja Héhn Miklós az RSM DTM Hungary Zrt. partnere.

Brüsszel becslése szerint közel 40 milliárd eurót spórolhatnánk évente a bizonylatolási rendszer digitalizálásával, éppen ezért az Európai Unió versenyképességének növelése érdekében kulcsfontosságú a megoldás terjedésének támogatása. Gazdasági előnyei miatt az elektronikus számlázás ma elsősorban a nagyvállalati környezetben hódít, a KKV szektorban az áttörés azonban egyelőre várat magára.

Pozitív példák

Az állami szerepvállalásra több pozitív példa is akad Európában. Dánia 2005 februárjában kizárólagossá tette az állami szektor számára az elektronikus számla használatát, amivel az évi 15 millió tranzakció esetében több mint 30 millió euró megtakarítást ért el. A Dán Nemzeti Informatikai és Telekommunikációs Ügynökség (NITA) egy – a kisvállalatok által is elérhető – informatikai rendszeren (NemHandel) keresztül tette lehetővé az elektronikus dokumentumok továbbítását.

Svédország 2008 júliusától, Spanyolország 2009 szeptemberétől, Finnország és Olaszország a meghatározott ütemterv szerint 2010-től vezetett be a dánhoz hasonló rendszert az államigazgatásban. A közeljövőben további 10 ország készül hasonló lépésekre a közszférában.

Magyar helyzetkép

A hazai helyzet, az alacsony penetráció ellenére, nem különbözik lényegében a nyugat-európai képtől. Nálunk szintén a nagyvállalatok járnak élen az elektronikus számlázó rendszerek alkalmazásában. Igaz ez annak ellenére, hogy az ERP rendszerekbe integrált bonyolult megoldások mellett megjelentek a kis- és középvállalkozások (KKV-k) számára fejlesztett egyszerűbb és lényegesen olcsóbb szoftverek is.

„A nagy számlakibocsátók közül elsősorban a közüzemi szolgáltatók, bankok, nagyobb multinacionális kereskedelmi vállalatok vezették be elsőként az elektronikus bizonylatolást” - foglalja össze a hazai helyzet Szőnyi György, a Számlaközpont Kft. ügyvezető igazgatója. A regionális vízmű vállalatok terén piacvezető elektronikus számla szolgáltató szerint a B2B és B2C szektor közti megoszlás hozzávetőleg azonos (50-50 százalék) annak ellenére, hogy a lakossági internet penetráció 50 százalék körüli.

A digitalizáláshoz KKV vonalon elsősorban azon kereskedelmi vállalatok csatlakoznak, akik beszállítói a nagyobb kereskedelmi láncoknak, bár a felhasználói kör igen vegyes: az IT szektor, az internet alapú kereskedelem, valamint a szolgáltatói szektor is egyre erősebben érdeklődik a megoldás iránt.

Mit mond a könyvelő?

2004 óta hazánkban is kibocsátható elektronikus számla, s az minden értelemben egyenértékűnek tekintendő a papíralapú megoldással. Mivel az elektronikus számlázás bevezetése nincs hatósági engedélyhez kötve, az adózó maga választja meg - akár számlánként -, a számlázási módot.

Egy társaság akár párhuzamosan is használhat két rendszert, bizonyos partnereknek elektronikus dokumentumot, míg másoknak papíralapú számlát kiállítva. „A számlakibocsátás előtt célszerű jelezni a partnerek felé az elektronikus számlára való átállást, hiszen mindkét fél érdeke a gördülékeny váltás” - emeli ki Héhn Miklós az RSM DTM Hungary Zrt. partnere.

Az elektronikus számla felhasználók felé történő továbbítására nincs speciális szabály, így az akár e-mail útján is kézbesíthető. A vállalatoknak  elsősorban a partnerszámtól függően érdemes az elektronikus számlára áttérniük, hiszen az elszámolást elektronikus úton el lehet végezi, mely jelentősen egyszerűsíti az adminisztrációt, s csökkenti költségeket.

Számlabefogadói oldalon is fontos előny, hogy a kötelező alaki es tartalmi kellékekkel rendelkező elektronikus számlák is visszakereshetők, könnyen ellenőrizhetők, biztosítható a bizonylatok és a számviteli nyilvántartások közötti kapcsolat, miközben tárolásuk jóval egyszerűbb. „Havi több ezer elektronikus számlát kiállító partnereink tapasztalata alapján látjuk, hogy a számlázási és könyvelési rendszerben is ugyanolyan hatékonyan kezelhetők az elektronikus számlák, mint a lassanként felváltásra kerülő papír alapú bizonylatok” - mondta el Héhn Miklós.

Egy társaság bármilyen formátumban kibocsáthat elektronikus számlát - akár pdf formátumban is -, azt azonban tudni kell, hogy az adóhatósági ellenőrzéskor meghatározott formátumban kell az adóhatóságnak átadni ezeket a bizonylatokat.

Privátbankár