Gyakran előfordul, hogy távollét, betegség vagy egyéb elfoglaltságunk miatt nem tudjuk személyesen intézni az ügyeinket, ezért meghatalmazunk valakit, hogy járjon el a nevünkben.
Nem mindegy azonban, kire bízzuk ezeket, ugyanis a meghatalmazottunk adott esetben szerződést írhat alá, nyilatkozhat helyettünk és ez alapján mi leszünk valamire jogosultak vagy kötelezettek.
Ha nem megfelelő formában és nem a megfelelő személynek adjuk a meghatalmazást, akkor azt kockáztatjuk, hogy meghiúsul az ügylet, és akár pénzt is veszíthetünk. El lehet bukni például egy lakás többmilliós foglalóját, ha a minket képviselő ismerősünk nem írhatja alá az adásvételi szerződést a nem megfelelő meghatalmazás miatt. A várt örökség bosszúsággal járhat, ha nem a megfelelő embert hatalmazzuk meg, hogy képviseljen bennünket a hagyatéki tárgyaláson. A bankszámlák körüli ügyintézéssel is pórul járhatunk, ha a meghatalmazott visszaél a helyzetével.
Formai és tartalmi követelmények
Nagyon sokan nincsenek tisztában a meghatalmazás formai követelményeivel. A hagyatéki és a peres eljárások során például figyelni kell arra, hogy a meghatalmazás kizárólag akkor lesz érvényes, ha azt közokiratba vagy teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalják. Teljes bizonyító erejű magánokirat többek között az a dokumentum, amit elejétől a végéig saját kézzel a meghatalmazó ír és aláír, vagy amelyen két tanú aláírásával igazolja, hogy a kiállító az okiratot előttük írta alá.
Azt is kevesen tudják, hogy egyes ügyekben – például egy hagyatéki tárgyalás vagy bírósági peres eljárás esetében – nem hatalmazhatunk meg akárkit a képviseletünkre, csak törvényben meghatározott személyeket (például egyenesági rokon, testvér, ügyvéd, pertárs), míg a polgári jogi ügyletek intézésére általában bárki meghatalmazható.
Alapszabály, hogy mindig az adott ügyben illetékes szerv szabályzatának tartalmi és formai szempontból is megfelelő meghatalmazást kell készíteni. Az általános gyakorlat egyébként az – magyarázza Böröcz Helga közjegyző –, hogy a hagyatéki vagy peres eljárásokban az ügyfél mindig részletes tájékoztatást kap. Ebből eredően a hagyatéki tárgyaláson felhasználni kívánt meghatalmazás általában megfelel a jogszabályoknak, de amennyiben bármilyen körülmény megváltozik (például másképp szeretnék megosztani egymás között az örökösök az örökséget), erről tájékoztatni kell a közjegyzőt, mert az befolyásolhatja a meghatalmazás tartalmát, a meghatalmazható személyek körét.
Közokirat vagy magánokirat
Amennyiben saját magunk írjuk meg vagy ügyvéddel készíttetjük el a meghatalmazást, akkor teljes bizonyító erejű magánokiratról beszélünk. Ha közjegyzői okiratba foglalt meghatalmazást, illetve nyilatkozatot készíttetünk, akkor viszont egy erősebb bizonyító erővel rendelkező dokumentumot kapunk.
Ráadásul vannak olyan esetek, amikor nemcsak javasolt, hanem bizonyos feltételek esetén elengedhetetlen a közokirati meghatalmazás. Banki hitelfelvételnél például bizonyos esetekben szükség lehet a meghatalmazás elkészítéséhez közjegyzői közreműködésre. A magánokirati formában adott meghatalmazás elégségesnek bizonyulhat például, ha közüzemi szolgáltatóval kötünk szerződést, vagy ha kábeltévével vagy telefonszolgáltatással kapcsolatos ügyeket intézünk.
Általános vagy eseti legyen?
Érdemes alaposan átgondolni, mire adunk meghatalmazást, egy-egy adott ügyre, például egy közüzemi szolgáltatás átírására, vagy általánosságban, például arra, hogy külföldön munkavállalásunk idejére a szomszédunk minden postai küldeményünket átvehesse. Az általános meghatalmazás ugyan egyszerűbbnek tűnik, hiszen elég egyszer aláírni, nem kell minden egyes alkalommal újat készíteni, viszont, mivel a határozatlan időre adott meghatalmazás öt évig érvényes, a meghatalmazott akár vissza is élhet a rá ruházott joggal. Mindkettő alkalmas jogkövetkezmény kiváltására – mondja Böröcz Helga -, de a közjegyzők, az esetleges későbbi félreértések elkerülése érdekében inkább adott ügyletre vonatkozóan, eseti jelleggel javasolják a meghatalmazást elkészíttetni.
Különleges bizonyító erő
A közjegyző által készített meghatalmazás közokirat, amely különleges bizonyító erővel bír, azaz a benne foglalt tényeket és eseményeket közhitelesen tanúsítja. Ez azt jelenti, hogy a közokiratban foglalt nyilatkozatokat ellenkező bizonyításáig valósnak kell tekinteni – mondja Böröcz Helga. A közjegyzői okirat mint közokirat tehát teljes körűen bizonyítja az okiratban foglalt nyilatkozatok megtételét, idejét és módját. Ennek megfelelően a közjegyzői okiratba foglalt meghatalmazás általában minden hatóságnál, intézménynél felhasználható.
Egy nappal az újraindítás után. 
