A következőkben lépésről lépésre mutatjuk be a szervezés legfontosabb lépéseit egy igazán emlékezetes rendezvényért!
Tervezzünk előre!
Ahhoz, hogy az összes többi pontot kipipálhassuk, először is jó előre kell gondolkodnunk és terveznünk. Ellenkező esetben a meghívott vendégeknek betelik a naptára, csakúgy, mint az előadóknak, ráadásul kisebb eséllyel találunk megfelelő helyszínt is. Sőt: az esemény köré épített marketingkampányt is nehezebb levezényelni, ha mindennel időhiányban szenvedünk.
Válasszunk megkapó helyszínt!
Manapság számos konferenciaközpont közül választhatunk, és nagyon nem mindegy, hogy melyik mellett tesszük le a voksunkat. Sokan azt élvezik a konferenciákban, hogy egy kicsit elszakadhatnak a hétköznapok szürkeségéből, a megszokott irodai környezetből. Éppen ezért jó ötlet egy ettől merőben eltérő helyszínt választani, ami közben illeszkedik az eseményünk témájához is. Egy technológiai tematikájú rendezvény például remekül mutat egy ultramodern, minimalista létesítményben, míg egy régészeti konferenciát inkább egy történelmi időket idéző helyre szervezzünk meg!
Találjunk egy érdekes témát!
Ha már szóba került a téma: kerüljük az elcsépelt, sablonos, „biztonságos” témákat, és találjunk egy olyat, ami valóban felkelti az emberek érdeklődését! Ez ideális esetben valamilyen aktuális kérdés, ami világszinten megmozgatja a szakmánk apraját-nagyját. Külön előny, ha a mi brandünk igazán otthon van az adott kérdéskörben, sőt akár megoldást is kínál az ezzel kapcsolatban felmerülő problémákra.
Keltsünk hírverést!
Mint már említettük, ha időben kezdjük el a konferenciaszervezést, arra is lesz elég időnk, hogy kellően promotálhassuk az eseményünket. Tény, hogy a résztvevőknek tudniuk kell, hogy miről szól a konferencia, hiszen ez alapján döntik el, hogy számukra releváns-e. Ez azonban nem jelenti azt, hogy ne hagyhatnánk meg néhány meglepetéselemet! Ezeket aztán teaserek, „sneak peakek” formájában megoszthatjuk, például hírlevelekben vagy közösségimédia-posztokban. Ez felépíti a résztvevőkben az izgalmat, így már lesz egy szuper megalapozott hangulat, amikor megérkeznek a nagy napon a rendezvényünkre.
Hívjunk megnyerő előadókat!
Egy konferencián előadó szakembernek számtalan kritériumnak meg kell felelnie. Alapvető, hogy tájékozottnak kell lennie az adott témában, alapos tudással kell rendelkeznie – az pedig még jobb, ha hírneve is van. Emellett elengedhetetlen, hogy megnyerő és ösztönző legyen, valamint hogy érdekesen adjon elő. Alaposan fontoljuk meg tehát, hogy kik mellett döntünk!
Legyen interaktív!
Ne hagyjuk, hogy a hangulat leüljön, hogy a vendégek unatkozni kezdjenek! Ne legyenek üresjáratok, és alakítsuk interaktívvá a rendezvényt! Ezt nemcsak az előadások során tehetjük meg, hanem plusz programokkal, kiegészítő workshopokkal is. Fontos, hogy ezek szakmailag értékelhetőek, hasznosak legyenek, közben pedig izgalmasak is.
Készüljünk ajándékcsomaggal!
Az apró meglepetéseknek mindenki örül, nem véletlen, hogy igen nagy népszerűségnek örvendenek a különböző „goodie bagek”. Érdemes egy ilyet összeállítani, hogy a konferencia végeztével a látogatók elvihessék magukkal. Lehetnek benne olyan kisebb tárgyak, amelyek hasznosak, illetve az iparágunk kapcsán relevánsak. Ha a zacskón, illetve a reklámajándékokon feltüntetjük a logónkat is, akkor biztosak lehetünk abban, hogy még sokáig emlegetni fogják a konferenciánkat – különösen akkor, ha a fenti lépéseknek is maradéktalanul eleget tettünk!
Hamarosan jöhet a második tárgyalási forduló. 
