Közokiratok hitelesítése: fontos könnyítés jöhet

Ha valakinek külföldön hivatalos ügyet kell intéznie, gyakran nem elegendő bemutatnia az eredeti hivatalos iratot, mert a külföldi hatóság csak a felülhitelesített, úgynevezett apostille tanúsítvánnyal vagy diplomáciai felülhitelesítéssel ellátott dokumentumot fogad el.

Miért kell a hitelesítés?

A közokiratok hitelesítésének célja, hogy bizonyítsa egy külföldi ország hatóságainak, az adott ország hatóságai által kiállított dokumentumon az aláírás és bélyegzőlenyomat valódi, illetve hogy a kiállító milyen minőségben járt el. Ezt kétféle eljárással lehet elérni. Azon 57 állam esetében, amely részese a nemzetközi Apostille Egyezménynek, az okiratokat apostille tanúsítvánnyal kell ellátni. Amennyiben egy ország nem tagja ennek az egyezménynek, és nincs vele Magyarországnak két-, többoldalú nemzetközi szerződése, közbenső hitelesítéssel, majd diplomáciai felülhitelesítéssel kell ellátni az okiratot.

Az eljárást az Európai Unión belül egyszerűsíti egy, a közokiratokról szóló rendelet, azzal, hogy bizonyos tartalmú közokiratok esetében eltörli a felülhitelesítési kötelezettséget. Nem kell például hitelesítő pecsét a születés, haláleset, életben lét, házasságkötés, anyaság vagy apaság, lakóhely, tartózkodási hely vagy állampolgárság rögzítésére szolgáló dokumentumoknál.

A rendelet értelmében mostantól a közokirathoz nem kell hiteles fordítást készíttetni. Ha a közokirat nem az azt igénylő tagország hivatalos nyelvén készült, akkor a kiállító hatóságtól lehet kérni az összes uniós nyelven rendelkezésre álló formanyomtatványt. Ha bárki ezzel együtt nyújt be egy dokumentumot, a fogadó hatóság alapestben nem kérheti a fordítást. A rendelet azt a szabályozást is eltörölte, hogy az eredeti közokiratot és annak hiteles másolatát egyszerre kelljen benyújtani.

A rendelettől függetlenül minden esetben érdemes rákérdezni, milyen formában fogadják el a hivatalos dokumentumokat – hívja fel a figyelmet Tóth Ádám, a Magyar Országos Közjegyzői Kamara elnöke. A felülhitelesítési eljárás, illetve az apostille kiállítása egyébként egyszerű és gyors. A közjegyzők által aláírt okiratok hitelesítését a MOKK végzi Budapesten, a Közjegyzők Házában. A hitelesítés lehetőség szerint egy napon belül elkészül (általában helyben megvárható), illetve postai úton is intézhető körülbelül két hét alatt.

Egyre több a hitelesítés

A közjegyzői kamarától évről évre több dokumentum hitelesítését kérik, 2018-ban több mint 9300 apostille-t és majdnem 2100 közbenső hitelesítést, összesen több mint 11 400-at. Az elmúlt években sok ilyen iratot vittek néhány uniós tagállam mellett Dél-Koreába, Kazahsztánba, Kínába, Oroszországba és Thaiföldre.

Jó tudni, hogy melyik szervhez kell fordulni apostille, illetve felülhitelesítés érdekében. Magyarországon a MOKK hitelesíti a közjegyző által aláírt közokiratokat – többek között gazdasági jogi szerződéseket, nyilatkozatokat, aláírásmintákat, meghatalmazásokat, cégkivonatokat, gyermek külföldre vitele iránti engedélyeket, hagyatéki eljáráshoz kapcsolódó iratokat –, az Igazságügyi Minisztérium a bíróságok, valamint a minisztérium által kiállított iratokat, a Külgazdasági és Külügyminisztérium pedig a NAV által kiállított és az egyéb közokiratokat.