1. Olvassa el át pályázati dokumentumot!
Ha csak egy pontot említhetnénk, mindenképp ez lenne az. Minden dokumentumot el kell olvasnia, hogy biztosan megértse, mire van szüksége a hatékony pályázatírás érdekében. A legfontosabb a pályázatot teljes terjedelmében átolvasni, hogy pontosan tudja, mit kérnek az Ön cégétől. Ismerje meg a szerződéses kötelezettségek és a termék vagy szolgáltatás szállításának módját. Derítse ki, mikor és hogyan kell a pályázatra válaszolni, és mik az ajánlattétel kritériumai.
2. Tervezze meg, ki lesz a felelős!
Miután elolvasta és megértette a dokumentumot, írjon listát az összes főbb követelményről! Ezek után rendeljen felelősöket az egyes feladatokhoz, akik kézben tartják az adott szakaszra vonatkozó válaszok összegyűjtését. Tűzzön ki határidőket minden feladatra, hogy a fontos dolgokat mielőbb elvégezze!
3. Használja a megadott pályázati sablont vagy formátumot!
A pályázati dokumentáció gyakran tartalmaz egy sablont, amelyet a pályázó félnek kell kitöltenie. A sablon általában részekre oszlik, és szó- vagy oldalkorlátok is szerepelhetnek benne. Az is előfordulhat, hogy különböző formátumokban kell benyújtani, például az árazást Excelben, a dokumentum többi részét pedig PDF-ben.
4. Válaszoljon világosan és egyszerűen!
Ha tudja, milyen módon fogják kiértékelni a pályázati anyagát, akkor az energiáját azokra a területekre összpontosítsa, amelyeket a vevő fontosnak tart. Ha válaszát világosan és könnyen olvashatóvá teszi, elírások és hibák nélkül, azzal mindenképpen növeli a pozitív elbírálás esélyeit.
Ha nincs csatolva kitöltendő válaszűrlap, használja a pályázati leírást útmutatóként. Másolja ki és illessze be a fejléceket a pályázati dokumentumba vagy a kiválasztási kritériumokhoz, és válaszoljon közvetlenül ezekre. Ha lehetséges, használja ugyanazt a betűtípust és szóközt, mint a kiíró fél.
5. Vegye figyelembe a kiválasztási kritériumokat!
A pályázati anyagban szerepelnie kell a kötelező kritériumoknak. Ilyenek lehetnek például a szállító biztosításai, a javasolt ütemterv, illetve a korábbi referenciák megbízható forrásból.
7. Időben nyújtsa be a pályázati anyagot!
A határidők számítanak. A pályázati anyagot a pontosság érdekében többször át kell nézni, ha kell, javítani, és jóval a határidő lejárta előtt készen kell állnia a leadásra. Ekkora már pontosan tudnia kell, hogyan nyújtsa be az anyagot: postai úton, e-mailben, űrlap kitöltése által vagy személyesen.
A kis iroda képviselőjét bevitték kihallgatásra. 
