Nyilvántartó szoftverek

Az autókereskedő cégeknél elengedhetetlen egy hatékony ügyfél- (CRM) és flotta nyilvántartó szoftver, amelyek ráadásul össze vannak kapcsolva, vagy a flottakezelő program tartalmaz CRM modult. A flotta nyilvántartásnak információt kell szolgáltatnia az összes engedélyről, vizsgáról, autópálya matricáról, üzemben tartóról cégenkénti bontásban.

Teljes üzleti folyamat lefedése

Az optimális megoldás az, ha a flottanyilvántartó program az ajánlat készítéstől az utánkövetésig a teljes értékesítési folyamatot végig tudja kísérni anélkül, hogy a már berögzített adatokat újra meg kellene adni. Ilyen például a SeaFleetnél elérhető flottakezelő szoftver. Fontos, hogy egy ajánlatból néhány kattintással lehessen szerződést készíteni. Elvárható egy szoftvertől az is, hogy figyelmeztessen a műszaki vizsgák és az autópálya matricák lejáratára.

Bérlet, tartósbérlet, lízing

A bérleti és lízing konstrukcióknál a szoftvernek biztosítania kell az automatikus számlázást és követnie kell a díjak beérkezését is. Praktikus megoldás, ha a díjakról nem csak forintban, hanem devizában is tud számlát kiállítani a program.

Számlázás

A számlázásnál a lehető legteljesebb automatizmusra kell törekedni. A bejövő (szállítói) számlákat sem árt, ha tudja kezelni a program, mert így a bevételek és költségek jobban átláthatók. Érdemes figyelembe venni, hogy a flotta nyilvántartó program tud-e kommunikálni a könyvelő programmal. Praktikus funkció lehet például az automatikus fizetési felszólítás vagy az automatikus díjbekérő küldés is. Devizás számláknál előnyös, ha a számla idegen nyelven is tartalmazza a legfontosabb adatokat, ha az ügyfél ezt igényli.

Űrlapok, nyomtatványok

A formanyomtatványok kezelésénél jogos ügyféligény, hogy a rendszer legyen testre szabható és rugalmas, adjon lehetőséget a saját űrlapok készítésére és kezelésére.

Lekérdezési és szűrési lehetőségek

Ha már ennyire sok adatot tárol a program a járművekről és az ügyfelekről, elvárható, hogy ezekre az adatokra keresni is lehessen, legyen sokféle szűrési opció, és a leszűrt adatokat ki lehessen exportálni felhasználóbarát formában és tartalommal.

Összegzés

A flottakezelő szoftver kiválasztásánál egy autókereskedő vagy flottaüzemeltető cégnek rengeteg szempontot kell mérlegelni. Fontos a moduláris felépítés és a skálázhatóság, valamint a felhasználóbarát működés is. A legjobb, ha a szoftver funkcionalitása a kezelt flottával együtt növekszik, hiszen kis flottánál jobban átlátható az adatmennyiség, míg egy bizonyos méret felett már átláthatatlanná válik.