Miért érdemes az e-számlázást választani?

Nagyon alacsony a penetráció

A Számlaközpont Zrt. szakemberei szerint az uniós e-számlázás liberalizációja, valamint az áfa-törvény kedvező módosítása is növelheti az elkövetkező években a jelenlegi 2-3 %-os e-penetrációt akár a  többszörösére.

Az áfa-törvény módosításának értelmében 2013 januárjától minden belföldi áfa-alanynak összesítő jelentést kell készítenie, hasonlóan a már megszokott uniós áfa-jelentésekhez. Az új belföldi jelentéskészítés megközelíti a 2 millió adóalanyt. Azoknak a cégeknek, akik papíralapon kezelik a számláikat, nehéz lesz elkészíteni az adatok összesítését és jelentős többletköltséget is okoz nekik az új törvényi előírás. Emellett, szintén 2013 januárjától életbe lép az EU számlázási irányelve, amely egyszerűsíti az elektronikus számlázás feltételeit: eszerint az elektronikus számla kibocsátásának az lesz a feltétele, hogy a számlát a vevő elfogadja, bármilyen IT-technológia alkalmazása esetén, feltéve, ha biztosítani tudja az eredet hitelességét. Ezen kívül gondoskodni kell a megfelelő elektronikus megőrzésről és biztosítani kell az adatokhoz való hozzáférést az adóhatóságok számára.

„Az elektronikus számla egyszerre jelent megoldást mind a nagyvállalati, mind a közép, mind pedig a kisvállalatok számára, éves szinten akár 75-80%-os megtakarítást eredményezhet a papíralapú számlázásról való áttérés.”- mondta Szőnyi György, az elektronikus számlaszolgáltató Számlaközpont Zrt. vezérigazgatója.

Vannak még kérdések

A szakértő szerint ugyanakkor nem a törvényi változás és uniós előírás lendíti meg kizárólag az e-számla elterjedését itthon, hiszen számos bizonytalansági faktor létezik, amire a számlát kibocsátó cég egyedül nem képes megnyugtató választ adni az e-számlát befogadó fél számára.

Ki kezeli a befogadó panaszait és kérdéseit? - Hogyan lesz megoldva az e-számla tárolása, visszakeresése, az online bankkártyás fizetés és a könyvelői adatexportot biztosítása? - Ki gondoskodik a kibocsátó fél számára a számla státusz figyeléséről és a különböző rendszer üzenetek - fizetési felszólító, átvételi emlékeztető, lejárati emlékeztető – megfelelő kezeléséről?

Akkor mégis miért jó?

A hitelesítés a cégeknek nincs szüksége olyan egyedi fejlesztésekre vagy tanúsítványra, aláírásra, amelyek plusz költséggel, valamint többletmunkával járnának.

Ráadásul egyre nő azoknak a rendszereknek a száma, amelyek képesek a könyvelési feladást kezelni. A számlaszolgáltató gondoskodik a számlák tárolásáról a törvény szabta T+8 évig. Azaz, sem a befogadónak, sem a kibocsátónak nincs ezzel teendője és költsége. Az adatbázisban a bizonylat egy pillanat alatt rendelkezésre áll, számtalan keresési, leválogatási kritérium beállítható. Nincs elveszett számla, minden példány eredeti, bármikor tetszőleges példányszámban letölthető online módon.

E-számla továbbításnál a számla értesítőben direkt link található, ami biztonságos adatkapcsolatot garantál a szerver és a befogadó számítógépe között (https, SSL titkosítás). Ilyen módon kizárt, hogy idegen kézbe jusson a számla.

„Ha azonban a vállalkozás közvetlen >>publikus internet vonalon<< küldi bizonylatait, akkor ez a védelem nem garantált. Tárolásnál fontos, hogy a számlaszolgáltató a szervereit a legkorszerűbb hardveres és szoftveres megoldásokkal tegye biztonságossá, ezek állapotát folyamatosan ellenőrizze, frissítse és így gátolja meg, hogy a számlaadatok illetéktelenek számára hozzáférhetővé váljanak” - tette hozzá a Számlaközpont vezetője.

A számlaszolgáltató rendszerének köszönhetően a kibocsátói fiókban visszajelzést kapunk arról, hogy a befogadó mikor nyitotta meg az adott bizonylatot.  Prezentátor nélkül ez csak  úgy lenne megoldható,ha a befogadó is hozzájárulna, illetve ebben az esetben minden kiküldött számla (e-mail) után válasz levelet kapna a kibocsátó – ez havi szinten elérheti akár a több száz emailt -, amit tárolnia kellene.

Több ideje lesz a vállalkozónak

A számlaszolgáltató gondoskodik a vállalkozó helyett a különböző rendszerüzenetekről, ilyen az automatikus számlaemlékeztető küldése, az automatikus fizetési felszólító vagy a lejárati figyelmeztető. Kezeli a könyvelési adat export-import funkciót, valamint az online bankkártyás fizetést a számla átvételi oldalon. Ilyen módon egyszerűsödik és gyorsabbá válik a banki átutalás.

Ügyfélszolgálat: a prezentátor kezeli a befogadók részéről beérkező kérdéseket, ami óriási terhet vesz le a vállalatokról. A befogadáshoz: nem jár többletmunkával a vállalat számára, hiszen automatikus, azaz a kibocsátónak nem kell külön megállapodni a befogadóval.