Olcsóbb, gyorsabb, jobb - mégsem kell az e-számla?

Az EDI alapú elektronikus számlázásról tartottak konferenciát szerdán Budapesten. Az ECR Magyarország által szervezett eseményen elhangzott, hogy az új rendszer nem csak gyors és környezetkímélő, hanem tetemes összegeket is meg lehet takarítani az e-számlával. Ez pedig igencsak jó hír mindazon cégek számára, melyek kénytelenek illetve szeretnék csökkenteni költségeiket és növelni a működésük hatékonyságát.

Az ún. EDI (Electronic Data Interchange) alapú számlázás papír nélküli ügyvitelt tesz lehetővé, azaz egyaránt kíméli a cégek költségvetését (komoly megtakarításokat hozva), a munkaerőt és a környezetet. Balogh Ferenc, az ECR Magyarország főtitkára ahhoz hasonlította az e-számla jelentőségét, ahogyan az e-mail évekkel ezelőtt megváltoztatta, gyorsabbá, olcsóbbá és hatékonyabbá tette az ügyintézést a világban. Óriási jelentőséggel bír a küszöbön álló technológiai átállás, hiszen egyes becslések szerint egyedül Európában mintegy 30 milliárd számlát állítanak ki évente – mindmáig jelentős részét papíron, sok-sok milliárdos megtakarítási lehetőséget kínálva ezzel.

Tény, hogy az elektronikus számlák jóval olcsóbbak - számlánként akár 200 Ft is megtakarítható (de egyes cégek és szakértők 20 euróval is számolnak számlánként), hiszen egyebek mellett nincs többé szükség nyomtatásra és postázásra sem, gyorsabb a pénzáramlás, és a készletek forgási sebessége. Dániában például mintegy 135 millió eurós megtakarítást értek el azáltal, hogy a közigazgatásban bevezették az elektronikus számlázást. „Ezt a példát alapul véve hazánkban becslések szerint mintegy 60 milliárd forintot lehetne spórolni az átállással” egyedül a közigazgatásban, tette hozzá Balogh Ferenc.

A megtakarításon túl számos praktikus előnnyel jár még az elektronikus számla: csökkenti az adminisztrációs terheket és a hibalehetőségeket, ezzel felgyorsítja a folyamatokat, ami végső soron a vevők magasabb szintű kiszolgálását eredményezheti. Emellett persze fontos előny az is, hogy a beszállítók felé meggyorsítja a kifizetéseket és minimalizálja a hiba lehetőségét.

Ritter Imre adószakértő arra mutatott rá, hogy ma már szinte mindent el lehet intézni elektronikusan, az adóbevallástól kezdve a beszámolókig, de a számlázást sokan még mindig papír alapon végzik.
Sokan azért idegenkednek az EDI alapú számlázásra való átállástól, mert attól tartanak, hogy bonyolult, hosszadalmas a bevezetés folyamata. Az EDI szolgáltatók megnyugtatták a hallgatóságot, hogy már elérhetőek olyan web alapú alkalmazások, melyeket akár 3 nap alatt üzembe lehet helyezni. Ezek a webes platformon működő alkalmazások elsősorban kisebb cégek számára nyújtanak ideális megoldást, de nagyobb cégek számára is néhány hónap elég lehet a bevezetéshez.

Czöndör Szabolcs, az APEH osztályvezetője és szakértője arról beszélt, hogy az új EDI elektronikus számlázási rendszer teljes mértékben elfogadható az APEH oldaláról is, hiszen jogi oldalról ugyanúgy problémamentesen kezelhető, mint a jelenleg megszokott papír alapú rendszer. Érintette továbbá, hogy milyen lépéseket tett és tesz a hivatal azért, hogy partnerként segíthesse az új rendszer terjedését.

Az előadásokat követő kerekasztal-beszélgetésen a résztvevő cégek képviselői elsősorban arra voltak kíváncsiak, hogy a nagy kereskedelmi cégek milyen elvárásokat támasztanak velük szemben az elektronikus számlázás terén és melyek a szükséges gyakorlati lépések. Elhangzott, hogy a már résztvevő cégek szeretnék elérni, hogy minél hamarabb és minél több vállalkozást bevonhassanak az elektronikus számlázás rendszerébe partnerként. Szóba került az adatbiztonság kérdése is az elektronikus számlákkal kapcsolatban. A beszélgetésen résztvevő szakértők egybehangzó véleménye szerint az e-számlázás teljes mértékben biztonságos. Elmondták, hogy a cégek többsége külső szolgáltatóval archiváltatja a számlákat, hiszen ez jóval olcsóbb, mint a házon belüli megoldás, ugyanakkor a szakszerűséghez sem férhet kétség.

Válságos 2009: mennyit kaszált eddig az APEH?
E-számla: ki kell kényszeríteni a spórolást 
Lusták vagyunk leszokni a sárga csekkről

Privátbankár