Hogyan spórolhatunk a számlázással?

A globális válság arra sarkallja a vállalkozásokat, hogy sorban újragondolják, és felülvizsgálják pénzügyi terveiket. Fontos szerephez juthat ebben a folyamatban a tervezési és megtakarítási lehetőségek feltérképezése, de az adófizetés gyakorlatához kapcsolódó folyamatok ésszerűsítése is, ami a hatékonyságnövelés, és a profitabilitás megőrzésének egyik alapvető eszköze lehet – véli a Deloitte.

Veszprémi István, a Deloitte Adótanácsadási üzletágának partnere elmondta: A költségek csökkentésének hatékony módját jelentheti az elektronikus és automatizált számlázási módszerek bevezetése, amelyek révén a cégek akár 60-80 százalékos megtakarítást is elérhetnek a hagyományos, papír alapú számlázás és dokumentumkezelés költségeihez képest. Becslések szerint az elektronikus számlázás bevezetése révén elérhető költségmegtakarítás kimenő számlánként 5 euróra, bejövő számlánként akár 20 euróra is tehető a vállalkozásoknál. Ez többek között a papír alapú dokumentumok előállítási és postaköltségeinél elérhető megtakarításából ered, illetve az egyes dokumentumkezelési folyamatok felgyorsulásából adódik - a munkaerő ésszerű átcsoportosításával azonban további hatékonyságnövelés érhető el.

A szakértő hozzátette: A vállalkozások akár teljes éves forgalmuk 1-2 százalékának megfelelő megtakarítást is elérhetnek azzal, ha papír alapú számlázásról elektronikus bizonylat-kibocsátásra állnak át, és optimalizálják a számlázáshoz kapcsolódó folyamatokat, például a dokumentumok archiválását, tárolását. Miközben maga a teljes átállás akár hat hónap alatt sikeresen végrehajtható, az elektronikus számlázási rendszer elindításához szükséges beruházások már rövid idő – kevesebb mint egy év - alatt megtérülhetnek, természetesen az adott vállalkozás tevékenységétől, és a kibocsátott számlák átlagos, éves mennyiségétől függően.

Jelenleg összesen évi 30 milliárdra tehető az Európai Unió területén kibocsátott számlák mennyisége, és ennek fele a cégek közötti ügyletek során keletkezik. Becslések szerint ennek a 15 milliárd bizonylatnak ma még csak alig 3 százalékát teszik ki az elektronikus számlák. Az elektronikus számlázásra történő teljes átállással, és a kapcsolódó folyamatok optimalizálásával uniós szinten, az üzleti és állami szférában együttesen elérhető teljes megtakarítás becslések szerint akár évi 238 milliárd euró is lehet abban az esetben, ha az elektronikus módszert az unió gazdaságának minden szereplője alkalmazza.

Az anyagi megtakarításokon és hatékonyságnövelésen felül nem szabad megfeledkezni ugyanakkor az átállás járulékos előnyeiről sem. Az elektronikus rendszerek bevezetésével szintén jelentősen csökkenthető például a papíralapú számlák használatával együtt járó környezetterhelés. Ezen számlák előállítása becslések szerint ma még évente közel 3 millió tonnányi széndioxid-kibocsátásáért felelős az Unióban – tette hozzá.

A Deloitte szakértője elmondta: Az egyik közvetlen és kézzelfogható előny lehet például a banki hiteligénylések elbírálásának felgyorsulása, mert az elektronikus számlák és egyéb dokumentumok szinte azonnal előkereshetővé válnak – szemben a papír alapú dokumentumok begyűjtéséhez szükséges általános, több hetes várakozással. Hasonló közvetlen előnyt jelenthet az elektronikus számla alkalmazása a számlahelyesbítésnél – ezzel a módszerrel ugyanis a helyesbítő számla alapján történő adólevonáshoz nem szükséges többé a papír alapú dokumentumok időigényes „utaztatása”, például postán vagy futárral, hiszen a rendszer automatikus és hiteles visszajelzést ad arról, hogy az adott üzletfél megkapta és átvette a partnere által kibocsátott helyesbítő bizonylatot.

Az elektronikus számlák kibocsátásának és tárolásának szabályait jelenleg a tavaly január óta hatályos ÁFA-törvény határozza meg. Az Európai Bizottság idén januárban elfogadott javaslata ugyanakkor éppen ezeknél a feltételeknél szeretne könnyítést elérni - a javaslat nemcsak egységesítené az országonként eltérő számlázási szabályokat, hanem egyszerűsítené is azokat. Az elektronikus számlák kibocsátásához ezentúl nem lenne szükség például sem az úgynevezett „minősített elektronikus aláírásra”, sem pedig elektronikus adatcserére, aminek hitelességét a hatóságok ma még az ügyletben részt vevő vállalkozások között jelentős ráfordítással kiépített, kétirányú, zárt adatkapcsolathoz (EDI-rendszer) kötik. A Bizottság javaslata szerint lehetővé válna a számlák digitális tárolása abban az esetben is, ha azokat eredetileg papír alapon bocsátották ki.

A javaslat az egyik központi eleme annak az akciótervnek, amellyel az Európai Bizottság 2012-re a negyedével szeretné csökkenteni a gazdaság szereplőit sújtó adminisztratív terheket az Unióban. A javaslat összhangban van ugyanakkor a Bizottság másik kiemelt törekvésével is, amelynek célja az ÁFA-csalások drasztikus visszaszorítása – tette hozzá Veszprémi.

Forgács Tamás, a Deloitte Vállalati kockázatkezelési tanácsadás üzletágának szenior menedzsere elmondta: Amellett, hogy jelentősen lerövidülnek a tranzakciós idők, az elektronikus dokumentumkezelés alkalmazása lehetővé teszi a kintlévőségek automatikus és naprakész követését, illetve hatékonyabb kezelését is. Csökkenthető ugyanakkor a kézi adatbevitellel járó hibák kockázata, a selejtszázalék, illetve az egyes dokumentumok létrehozásához, archiválásához és visszakereséséhez szükséges idő is – tette hozzá.
A Deloitte szakértője kiemelte: Ahhoz, hogy az elektronikus rendszer bevezetésével elérhető költségcsökkentés és hatékonyságnövelés mértéke egyértelműen meghatározható legyen, célszerű egy átfogó megvalósíthatósági tanulmány keretében felmérni, hogy a cég mely papír alapú üzleti folyamatait lehetséges költséghatékonyan elektronikus dokumentumkezelési megoldásokkal támogatni.

Több nemzetközi példa, így az elektronikus számlák befogadására és kizárólagos használatára elsők között váltó Finnország eredményei is azt mutatják, hogy az átállással jelentős, összességében évi több milliárd eurós megtakarítások érhetők el a gazdaság szereplőinél. A külföldi tapasztalatok alapján az elektronikus számlázás elterjedésében nagy szerepe lehet az állami szektor számlakezelési gyakorlatának és elvárásainak. Hasonló ösztönző erőt jelent azonban, ha a kereskedelem meghatározó szereplői döntenek elsőként a digitális váltás mellett úgy, hogy közben a költséghatékonyabb gyakorlat párhuzamos bevezetéséhez saját beszállítóiknak is segítséget nyújtanak.

APEH-lista: kik retteghetnek az idén? 
Interneten roppantják meg cégünket?
Elektronikus számlázás: két legyet egy csapásra

MTI