.jpg)
Egyre nagyobb az érdeklődés a hazai kis- és középvállalatok körében is a professzionális dokumentumkezelési szolgáltatások iránt Egyre nagyobb az érdeklődés a hazai kis- és középvállalatok körében is a professzionális dokumentumkezelési szolgáltatások iránt. Az üzleti siker szempontjából nagyon fontos, hogy a lényeges dokumentumokhoz gyorsan és megbízható módon hozzá lehessen férni, mégis sok vállalatnak a fizikai és az elektronikus iratok archiválása és elérése is problémát jelent - olvasható a Proactive közleményében.
A dokumentumok kezelésének tekintetében a két talán legfontosabb tényező az elérés és a költség. Ha a szervezetek megoldják, hogy irataikhoz bármikor költség hatékony módon hozzáférjenek, azzal lényegesen csökkenthetik a működési hiányosságokat.
Szakonyi András, a világ legnagyobb irat- és adatkezelő nagyvállalatának kelet-közép-európai társaságának, az Iron Mountain Central Europe-nak a regionális ügyvezető igazgatója szerint a gazdasági válság nagy lökést adott a dokumentumkezelési üzletágnak, hiszen jelen helyzetben, amikor nagyon sok cégnél és vállalatnál a költségcsökkentés került előtérbe a növekedéssel szemben, a vállalat- és cégvezetők többsége belátta, hogy ma már a dokumentummenedzsment egy külön szakma, ugyanúgy, mint az adótanácsadás, vagy éppen a követeléskezelés, aminek megvannak a professzionális képviselői idehaza és külföldön egyaránt.
„Tapasztalatunk szerint elsődlegesen három ok miatt fordulnak hozzánk a különböző vállalatok, köztük a kkv-k” – mondja Szakonyi András. „ Egyrészt rájönnek arra, hogy a látszat ellenére még egy nem igazán nagy méretűnek tekinthető cég esetében is nagyon komoly humán erőforrást igényel az adott társaságban található dokumentumok feldolgozása, archiválása, előhívása, egyszóval működtetése. A másik gyakran visszaköszönő történet, hogy hiába áldoz emberi erőforrást egy cég a dokumentumainak, iratainak menedzselésére, hiába tartozik bizonyos munkatársak munkakörébe, hogy végezzék ezt a tevékenységet, a legtöbb esetben elsősorban a nem szakértői munkavégzésnek köszönhetően, amikor egy-egy szerződés, vagy más hivatalos iratra nagy szükség lenne, akkor azt legtöbbször nem találják. És a fentieken kívül, amikor az is világossá válik a cég valamelyik vezető menedzserének, hogy a dokumentummenedzsment szolgáltatás díja mindössze 25%-a a korábban tárolásra használt iroda, vagy raktár bérleti díjának, akkor már nagyon kevesen vannak olyanok, akik ne gondolkodnának el nagyon komolyan a szolgáltatás igénybe vételén.”
A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy egy egyszeri háromszáz ezer forintos költséget követően, akár havi 10 ezer forintért is igénybe vehető egy széleskörű dokumentummenedzsment szolgáltatás. Természetesen ez a fajta outsourcing megoldásokat biztosít a dokumentumkezelés talán legkényesebb problémáira, amikor vegyes tárolási környezetben papíralapú és elektronikus iratok is vannak, amikor keverednek az aktív és a ritkán elért dokumentumok, illetve amikor az ügyfélnél és különböző külső szolgáltatóknál is tárolt anyagokhoz kapcsolódóan, egymással nem kompatibilis dokumentumkezelő rendszerek egyszerre működnek.
Mint Szakonyi elmondta, az információkezelés folyamatának lényege, hogy a szolgáltató biztosítja a zavartalanul áramló integrált információk gyors és biztonságos elérését, bárhol és bármilyen formában is legyenek azok. Ennek köszönhetően a cégek, vállalatok jobban kihasználhatják meglévő eszközeiket (információikat), növelhetik termelékenységüket, csökkenthetik költségeiket és ezzel felgyorsíthatják a piacra kerülést. Az Iron Mountain egyesíti az aktív dokumentumok fizikai tárolását, azok intelligens átalakítását és digitális tárolását. A világcég dokumentumkezelési megoldásait a digitális iratközpontja teszi teljessé, melynek segítségével minden egyes ügyfele egyrészt elérheti különböző dokumentumait, másrészt különböző műveleteket végezhet vele: szerkesztheti, megjegyzéssel láthatja el, vagy éppen e-mail üzenetben továbbíthatja - olvasható a Proactive közleményében.
Felszámolások: vissza a negatív trendhez
Félünk a válságtól, de már nem annyira
Őszre elszállt a bizalmunk
EKB: két év múlva le kell állni
Múlóban a magyar depresszió
A dokumentumok kezelésének tekintetében a két talán legfontosabb tényező az elérés és a költség. Ha a szervezetek megoldják, hogy irataikhoz bármikor költség hatékony módon hozzáférjenek, azzal lényegesen csökkenthetik a működési hiányosságokat.
Szakonyi András, a világ legnagyobb irat- és adatkezelő nagyvállalatának kelet-közép-európai társaságának, az Iron Mountain Central Europe-nak a regionális ügyvezető igazgatója szerint a gazdasági válság nagy lökést adott a dokumentumkezelési üzletágnak, hiszen jelen helyzetben, amikor nagyon sok cégnél és vállalatnál a költségcsökkentés került előtérbe a növekedéssel szemben, a vállalat- és cégvezetők többsége belátta, hogy ma már a dokumentummenedzsment egy külön szakma, ugyanúgy, mint az adótanácsadás, vagy éppen a követeléskezelés, aminek megvannak a professzionális képviselői idehaza és külföldön egyaránt.
„Tapasztalatunk szerint elsődlegesen három ok miatt fordulnak hozzánk a különböző vállalatok, köztük a kkv-k” – mondja Szakonyi András. „ Egyrészt rájönnek arra, hogy a látszat ellenére még egy nem igazán nagy méretűnek tekinthető cég esetében is nagyon komoly humán erőforrást igényel az adott társaságban található dokumentumok feldolgozása, archiválása, előhívása, egyszóval működtetése. A másik gyakran visszaköszönő történet, hogy hiába áldoz emberi erőforrást egy cég a dokumentumainak, iratainak menedzselésére, hiába tartozik bizonyos munkatársak munkakörébe, hogy végezzék ezt a tevékenységet, a legtöbb esetben elsősorban a nem szakértői munkavégzésnek köszönhetően, amikor egy-egy szerződés, vagy más hivatalos iratra nagy szükség lenne, akkor azt legtöbbször nem találják. És a fentieken kívül, amikor az is világossá válik a cég valamelyik vezető menedzserének, hogy a dokumentummenedzsment szolgáltatás díja mindössze 25%-a a korábban tárolásra használt iroda, vagy raktár bérleti díjának, akkor már nagyon kevesen vannak olyanok, akik ne gondolkodnának el nagyon komolyan a szolgáltatás igénybe vételén.”
A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy egy egyszeri háromszáz ezer forintos költséget követően, akár havi 10 ezer forintért is igénybe vehető egy széleskörű dokumentummenedzsment szolgáltatás. Természetesen ez a fajta outsourcing megoldásokat biztosít a dokumentumkezelés talán legkényesebb problémáira, amikor vegyes tárolási környezetben papíralapú és elektronikus iratok is vannak, amikor keverednek az aktív és a ritkán elért dokumentumok, illetve amikor az ügyfélnél és különböző külső szolgáltatóknál is tárolt anyagokhoz kapcsolódóan, egymással nem kompatibilis dokumentumkezelő rendszerek egyszerre működnek.
Mint Szakonyi elmondta, az információkezelés folyamatának lényege, hogy a szolgáltató biztosítja a zavartalanul áramló integrált információk gyors és biztonságos elérését, bárhol és bármilyen formában is legyenek azok. Ennek köszönhetően a cégek, vállalatok jobban kihasználhatják meglévő eszközeiket (információikat), növelhetik termelékenységüket, csökkenthetik költségeiket és ezzel felgyorsíthatják a piacra kerülést. Az Iron Mountain egyesíti az aktív dokumentumok fizikai tárolását, azok intelligens átalakítását és digitális tárolását. A világcég dokumentumkezelési megoldásait a digitális iratközpontja teszi teljessé, melynek segítségével minden egyes ügyfele egyrészt elérheti különböző dokumentumait, másrészt különböző műveleteket végezhet vele: szerkesztheti, megjegyzéssel láthatja el, vagy éppen e-mail üzenetben továbbíthatja - olvasható a Proactive közleményében.
Mennyit tudsz az Európai Unióról? Mérd fel tudásod és nyerj!
Felszámolások: vissza a negatív trendhez
Félünk a válságtól, de már nem annyira
Őszre elszállt a bizalmunk
EKB: két év múlva le kell állni
Múlóban a magyar depresszió
Privátbankár
Megvannak a téli szezonális élelmiszerlánc-ellenőrzés első eredményei. 
