5p

Egy konferencia szervezése nem kis feladat, hiszen rengeteg különböző szempontra kell ügyelni a résztvevők kényelme, komfortérzete érdekében.  Emellett fontos, hogy érdekes és figyelemfelkeltő műsorral, előadással kápráztassuk el őket, hogy minél jobb benyomást keltsünk cégünkről. Egy ilyen esemény remek alkalom arra, hogy bővítsük az ügyfélkört, és megismerkedjünk a potenciális leendő partnerekkel, vagy épp a konkurenciával.

Mi mindenre kell figyelni egy konferencia megszervezésénél?

A sikeres konferenciák titka a jó előadó, aki személyével és szaktudásával végig fenntartja a figyelmet, jól kommunikál a résztvevőkkel, és figyelve rájuk alkalmazkodik az igényeikhez. Nagyon sok múlik egy jó előadón, és fontos, hogy ezen készségek mindegyikével rendelkezzen. Bármilyen érdekes is lehet egy előadás, ha már 3-4 órája tart szünet nélkül, a hallgatóság igencsak neheztelhet rá.

A konferencia helyszíne és szolgáltatásai is rengeteget hozzátesznek a sikerhez. Az épület stílusa, az összkomfort, a személyzet hozzáállása és a catering minősége is fontos faktorok egy jó rendezvény esetében. A szervezők tekintetében pedig nagyon fontos, hogy úgy készüljenek, hogy tudják a pontos, vagy legalábbis megközelíthető létszámot. Ennek érdekében érdemes egy hatékony konferencia regisztrációs rendszert bevetni, hogy átlátható és pontos létszámmal rendelkezzenek.

Milyen előnyei vannak egy konferencia regisztrációs rendszernek?

Automatizált

Egy jól működő konferencia regisztrációs rendszer segítségével automatizálhatóak az olyan folyamatok, amelyek emberi erőforrások segítségével órákat vehetnek igénybe. Ilyen például a létszám ellenőrzése, listák készítése, elérhetőségek elkérése GDPR-szempontokat is figyelembe véve. Amennyiben például a résztvevők e-mail címe szükséges a regisztrációs visszaigazoláshoz, ha beleegyeznek, hogy a későbbiekben is értesítsük őket konferenciákról, egyéb eseményekről, az hasznos marketingeszköz lehet.

Átlátható, kontrollálható

A regisztrációs rendszer nagyon hatékony több száz vagy több ezer fős rendezvények lebonyolítása esetében. Segítségükkel az egész folyamat könnyedén kontrollálható, és például fizetős eseménynél a beérkezett díjak is egyszerűen áttekinthetőek. Az automatizáció segítségével határidő is megadható, és akár kedvezményes vásárlásra, kuponkód felhasználásra is biztosít lehetőséget a szoftver.

Kényelem a vendégeknek

A rendszer nemcsak a szervezők, de az előadó és a vendég helyzetét is segíti, hiszen mindent egy kézben, egy platformon tarthatnak számon. A gyakori nemzetközi konferenciáknál előforduló valutával kapcsolatos problémákat is megoldja, hiszen a rendszer képes a valuták kezelésére is. Így több idő marad a konferenciával kapcsolatos anyagok, információk átolvasására, és kevesebbet kell bajlódni a regisztrációval. Ez a résztvevők számára nagyon nagy segítség, és egyből nagyobb kedvvel ragadják majd meg a billentyűzetüket!

Helyszíni segítség

És mi mindenre képesek a legmodernebb regisztrációs szoftverek? A helyszíni regisztráció gyakran lassú és bonyodalmas folyamatát is megkönnyítik. Emellett szponzori tartalmak elhelyezésére is van lehetőség, és akár kérdőívekkel is felmérhetőek a résztvevők igényei. Így könnyebb lesz a kapcsolattartás, és jó hidat képezhetünk leendő online rendezvények tartásához is.

Milyen más módszerekkel lehet intézni a regisztrációt?

Gyakori, hogy egy online közösségi oldalon hirdetnek meg konferenciákat, amely eseményre nem regisztrálnak külön, csupán az igenre, érdeklődömre nyomott felhasználók száma alapján tapogatóznak. Ez azért sem szerencsés, mert csalódás érhet: általában jóval több ember érdeklődik egy rendezvény iránt, mint amennyi ténylegesen megjelenik. Az online marketing fontos abban, hogy egy konferenciáról minél többen értesüljenek, de érdemes azt okosan, marketingeszközökkel megtenni.

A regisztráció ezekre az eseményekre történhet Google-űrlap kitöltésével, ahol a résztvevő megadja az adatait és elérhetőségét (ehhez biztosítani kell adatkezelési tájékoztatót), amelyen keresztül e-mailben tájékoztathatjuk őt. Az e-mailes, körleveles marketing még mindig az egyik leghatásosabb eszköz, ezért jól megkomponált, tájékoztató jellegű, hasznos információkat tartalmazó üzeneteket érdemes küldeni a regisztrált felhasználóknak.

Egyszerűsítsünk!

Fontos tehát, hogy konferencia szervezése során megkönnyítsük a potenciális résztvevők számára a regisztrációt, hogy gördülékeny és kényelmes legyen ez a folyamat. Így nagyobb kedvvel jelennek majd meg a helyszínen, ami már a konferencia kezdete előtt jó pont a szervező vállalat számára! Emberi erőforrások tekintetében pedig sokat spórolhatunk egy ilyen szoftver használatával, hiszen sok-sok feladatok elvégez, amelyre esetleg külön munkavállalót lenne szükséges alkalmazni.

Címkék: Vásárló

LEGYEN ÖN IS ELŐFIZETŐNK!

Előfizetőink máshol nem olvasott, higgadt hangvételű, tárgyilagos és
magas szakmai színvonalú tartalomhoz jutnak hozzá havonta már 1490 forintért.
Korlátlan hozzáférést adunk az Mfor.hu és a Privátbankár.hu tartalmaihoz is, a Klub csomag pedig a hirdetés nélküli olvasási lehetőséget is tartalmazza.
Mi nap mint nap bizonyítani fogunk! Legyen Ön is előfizetőnk!

Vásárló Többet nem nyúl bele a kormány az üzemanyagok árába Magyarország szomszédjában
Privátbankár.hu | 2025. július 14. 17:36
Elengedik a horvát intézkedést.
Vásárló Summer Colors 2025 – a paletta, ami uralni fogja a gardróbunkat
PR | 2025. július 14. 11:54
Már javában tombol a nyár, a napfény szinte minden reggel biztos pontként köszönt minket, és a hosszú, meleg esték magukkal hozzák a szabadság, a könnyedség és az önkifejezés vágyát. A ruhatárunk ilyenkor természetesen átalakul – ahogyan mi is. Nem véletlen, hogy minden nyárnak megvannak a maga színei, amelyek nemcsak a kifutókon, hanem a mindennapjainkban is határozott jelenlétet követelnek. A 2025-ös szezon palettája egyszerre vibráló, friss és mégis klasszikusan kifinomult. Mi pedig boldogan öltöztetjük fel a stílusunkat ezekbe az árnyalatokba – mert ez a nyár rólunk szól.
Vásárló Modern iroda, régi szokások: miért nyomtatunk még mindig?
Márkázott tartalom | 2025. július 13. 10:33
A legtöbb munkahely ma már digitális, vagy legalábbis annak tűnik. Felhőalapú dokumentumok, online megbeszélések, digitális aláírás. Azt gondolnánk, a nyomtatók ideje lejárt. Ennek ellenére még mindig ott búgnak a sarkokban, és napi szinten használatban vannak. De miért nyomtatunk a modern irodában, amikor papír nélkül is hatékonyak lehetnénk? És vajon mit árul el ez a szokás a vállalati működésről?
Vásárló A Spar zöld jövőt épít mindannyiunkért
PR | 2025. július 8. 15:13
Tudtad, hogy bevásárlás közben is tehetsz a bolygóért? A Spar fenntarthatósági programjaival minden apró lépés számít – és ebben te is részt vehetsz.
Vásárló Várt a tankolással? Ennek nem fog örülni
Privátbankár.hu | 2025. július 7. 16:38
Enyhén emelkedhetnek az árak.
Vásárló Ettől féltünk: visszatért a két számjegyű áremelkedés a boltokba
Gáspár András, Valkai Nikoletta | 2025. július 7. 05:42
Második hónapja újra drágul a családi nagybevásárlás a hazai hipermarketekben, három hónap szünet után visszatért a két számjegyű drágulás is az élelmiszer-fronton. A Privátbankár Árkosár-felmérés megnézte, hol tart most az árrésstop, mennyibe kerül a dinnye és az alkoholmentes bor.
Vásárló Építsünk brandet a csomagolással!
Márkázott tartalom | 2025. július 6. 10:42
Ahhoz, hogy hosszú távú sikereket érjen el a vállalkozásunk, elengedhetetlen a tudatos márkaépítés. Azon túl, hogy kell egy jó logó és egy találó szlogen, stratégiára is szükség van hozzá. Ennek pedig jó esetben része a termékek külső megjelenése, csomagolása is.
Vásárló Kiderült, melyik márka tarol a hazai újautó-piacon
Privátbankár.hu | 2025. július 5. 11:10
Megőrizte első helyét a BMW a prémium márkák mezőnyében az első fél évben.
Vásárló A tökéletes téglavágás titkai
Márkázott tartalom | 2025. július 5. 09:11
Sokan azt hiszik, hogy a téglavágás egyszerű feladat, de aki már próbálta, tudja, hogy közel sem az. Egy pontosan vágott tégla nemcsak az esztétikai megjelenést javítja, hanem a falazat stabilitását is nagymértékben befolyásolja. Legyen szó kisebb házi projektről vagy nagyobb építkezésről, a precíz vágások elengedhetetlenek. Kézi módszerrel gyakran több időt veszíthetünk a hibás darabok javításával vagy cseréjével.
Vásárló Egészséges hajkorona: hogyan nyerjük vissza a ragyogást?
Márkázott tartalom | 2025. július 4. 12:20
Bármilyen divatos is a hajszín vagy a frizura, ha maga a haj nem egészséges, a megjelenésünk sem lesz teljes. Egy fényes, dús hajkorona nemcsak az önbizalmunkat növeli, hanem az egészségi állapotunk tükre is. Az idő múlásával és a stresszes hétköznapok hatására egyre nehezebb lehet megőrizni a haj életerejét.
hírlevél
Ingatlantájoló
Együttműködő partnerünk: 4iG