Mi mindenre kell figyelni egy konferencia megszervezésénél?

A sikeres konferenciák titka a jó előadó, aki személyével és szaktudásával végig fenntartja a figyelmet, jól kommunikál a résztvevőkkel, és figyelve rájuk alkalmazkodik az igényeikhez. Nagyon sok múlik egy jó előadón, és fontos, hogy ezen készségek mindegyikével rendelkezzen. Bármilyen érdekes is lehet egy előadás, ha már 3-4 órája tart szünet nélkül, a hallgatóság igencsak neheztelhet rá.

A konferencia helyszíne és szolgáltatásai is rengeteget hozzátesznek a sikerhez. Az épület stílusa, az összkomfort, a személyzet hozzáállása és a catering minősége is fontos faktorok egy jó rendezvény esetében. A szervezők tekintetében pedig nagyon fontos, hogy úgy készüljenek, hogy tudják a pontos, vagy legalábbis megközelíthető létszámot. Ennek érdekében érdemes egy hatékony konferencia regisztrációs rendszert bevetni, hogy átlátható és pontos létszámmal rendelkezzenek.

Milyen előnyei vannak egy konferencia regisztrációs rendszernek?

Automatizált

Egy jól működő konferencia regisztrációs rendszer segítségével automatizálhatóak az olyan folyamatok, amelyek emberi erőforrások segítségével órákat vehetnek igénybe. Ilyen például a létszám ellenőrzése, listák készítése, elérhetőségek elkérése GDPR-szempontokat is figyelembe véve. Amennyiben például a résztvevők e-mail címe szükséges a regisztrációs visszaigazoláshoz, ha beleegyeznek, hogy a későbbiekben is értesítsük őket konferenciákról, egyéb eseményekről, az hasznos marketingeszköz lehet.

Átlátható, kontrollálható

A regisztrációs rendszer nagyon hatékony több száz vagy több ezer fős rendezvények lebonyolítása esetében. Segítségükkel az egész folyamat könnyedén kontrollálható, és például fizetős eseménynél a beérkezett díjak is egyszerűen áttekinthetőek. Az automatizáció segítségével határidő is megadható, és akár kedvezményes vásárlásra, kuponkód felhasználásra is biztosít lehetőséget a szoftver.

Kényelem a vendégeknek

A rendszer nemcsak a szervezők, de az előadó és a vendég helyzetét is segíti, hiszen mindent egy kézben, egy platformon tarthatnak számon. A gyakori nemzetközi konferenciáknál előforduló valutával kapcsolatos problémákat is megoldja, hiszen a rendszer képes a valuták kezelésére is. Így több idő marad a konferenciával kapcsolatos anyagok, információk átolvasására, és kevesebbet kell bajlódni a regisztrációval. Ez a résztvevők számára nagyon nagy segítség, és egyből nagyobb kedvvel ragadják majd meg a billentyűzetüket!

Helyszíni segítség

És mi mindenre képesek a legmodernebb regisztrációs szoftverek? A helyszíni regisztráció gyakran lassú és bonyodalmas folyamatát is megkönnyítik. Emellett szponzori tartalmak elhelyezésére is van lehetőség, és akár kérdőívekkel is felmérhetőek a résztvevők igényei. Így könnyebb lesz a kapcsolattartás, és jó hidat képezhetünk leendő online rendezvények tartásához is.

Milyen más módszerekkel lehet intézni a regisztrációt?

Gyakori, hogy egy online közösségi oldalon hirdetnek meg konferenciákat, amely eseményre nem regisztrálnak külön, csupán az igenre, érdeklődömre nyomott felhasználók száma alapján tapogatóznak. Ez azért sem szerencsés, mert csalódás érhet: általában jóval több ember érdeklődik egy rendezvény iránt, mint amennyi ténylegesen megjelenik. Az online marketing fontos abban, hogy egy konferenciáról minél többen értesüljenek, de érdemes azt okosan, marketingeszközökkel megtenni.

A regisztráció ezekre az eseményekre történhet Google-űrlap kitöltésével, ahol a résztvevő megadja az adatait és elérhetőségét (ehhez biztosítani kell adatkezelési tájékoztatót), amelyen keresztül e-mailben tájékoztathatjuk őt. Az e-mailes, körleveles marketing még mindig az egyik leghatásosabb eszköz, ezért jól megkomponált, tájékoztató jellegű, hasznos információkat tartalmazó üzeneteket érdemes küldeni a regisztrált felhasználóknak.

Egyszerűsítsünk!

Fontos tehát, hogy konferencia szervezése során megkönnyítsük a potenciális résztvevők számára a regisztrációt, hogy gördülékeny és kényelmes legyen ez a folyamat. Így nagyobb kedvvel jelennek majd meg a helyszínen, ami már a konferencia kezdete előtt jó pont a szervező vállalat számára! Emberi erőforrások tekintetében pedig sokat spórolhatunk egy ilyen szoftver használatával, hiszen sok-sok feladatok elvégez, amelyre esetleg külön munkavállalót lenne szükséges alkalmazni.