5p

Egy konferencia szervezése nem kis feladat, hiszen rengeteg különböző szempontra kell ügyelni a résztvevők kényelme, komfortérzete érdekében.  Emellett fontos, hogy érdekes és figyelemfelkeltő műsorral, előadással kápráztassuk el őket, hogy minél jobb benyomást keltsünk cégünkről. Egy ilyen esemény remek alkalom arra, hogy bővítsük az ügyfélkört, és megismerkedjünk a potenciális leendő partnerekkel, vagy épp a konkurenciával.

Mi mindenre kell figyelni egy konferencia megszervezésénél?

A sikeres konferenciák titka a jó előadó, aki személyével és szaktudásával végig fenntartja a figyelmet, jól kommunikál a résztvevőkkel, és figyelve rájuk alkalmazkodik az igényeikhez. Nagyon sok múlik egy jó előadón, és fontos, hogy ezen készségek mindegyikével rendelkezzen. Bármilyen érdekes is lehet egy előadás, ha már 3-4 órája tart szünet nélkül, a hallgatóság igencsak neheztelhet rá.

A konferencia helyszíne és szolgáltatásai is rengeteget hozzátesznek a sikerhez. Az épület stílusa, az összkomfort, a személyzet hozzáállása és a catering minősége is fontos faktorok egy jó rendezvény esetében. A szervezők tekintetében pedig nagyon fontos, hogy úgy készüljenek, hogy tudják a pontos, vagy legalábbis megközelíthető létszámot. Ennek érdekében érdemes egy hatékony konferencia regisztrációs rendszert bevetni, hogy átlátható és pontos létszámmal rendelkezzenek.

Milyen előnyei vannak egy konferencia regisztrációs rendszernek?

Automatizált

Egy jól működő konferencia regisztrációs rendszer segítségével automatizálhatóak az olyan folyamatok, amelyek emberi erőforrások segítségével órákat vehetnek igénybe. Ilyen például a létszám ellenőrzése, listák készítése, elérhetőségek elkérése GDPR-szempontokat is figyelembe véve. Amennyiben például a résztvevők e-mail címe szükséges a regisztrációs visszaigazoláshoz, ha beleegyeznek, hogy a későbbiekben is értesítsük őket konferenciákról, egyéb eseményekről, az hasznos marketingeszköz lehet.

Átlátható, kontrollálható

A regisztrációs rendszer nagyon hatékony több száz vagy több ezer fős rendezvények lebonyolítása esetében. Segítségükkel az egész folyamat könnyedén kontrollálható, és például fizetős eseménynél a beérkezett díjak is egyszerűen áttekinthetőek. Az automatizáció segítségével határidő is megadható, és akár kedvezményes vásárlásra, kuponkód felhasználásra is biztosít lehetőséget a szoftver.

Kényelem a vendégeknek

A rendszer nemcsak a szervezők, de az előadó és a vendég helyzetét is segíti, hiszen mindent egy kézben, egy platformon tarthatnak számon. A gyakori nemzetközi konferenciáknál előforduló valutával kapcsolatos problémákat is megoldja, hiszen a rendszer képes a valuták kezelésére is. Így több idő marad a konferenciával kapcsolatos anyagok, információk átolvasására, és kevesebbet kell bajlódni a regisztrációval. Ez a résztvevők számára nagyon nagy segítség, és egyből nagyobb kedvvel ragadják majd meg a billentyűzetüket!

Helyszíni segítség

És mi mindenre képesek a legmodernebb regisztrációs szoftverek? A helyszíni regisztráció gyakran lassú és bonyodalmas folyamatát is megkönnyítik. Emellett szponzori tartalmak elhelyezésére is van lehetőség, és akár kérdőívekkel is felmérhetőek a résztvevők igényei. Így könnyebb lesz a kapcsolattartás, és jó hidat képezhetünk leendő online rendezvények tartásához is.

Milyen más módszerekkel lehet intézni a regisztrációt?

Gyakori, hogy egy online közösségi oldalon hirdetnek meg konferenciákat, amely eseményre nem regisztrálnak külön, csupán az igenre, érdeklődömre nyomott felhasználók száma alapján tapogatóznak. Ez azért sem szerencsés, mert csalódás érhet: általában jóval több ember érdeklődik egy rendezvény iránt, mint amennyi ténylegesen megjelenik. Az online marketing fontos abban, hogy egy konferenciáról minél többen értesüljenek, de érdemes azt okosan, marketingeszközökkel megtenni.

A regisztráció ezekre az eseményekre történhet Google-űrlap kitöltésével, ahol a résztvevő megadja az adatait és elérhetőségét (ehhez biztosítani kell adatkezelési tájékoztatót), amelyen keresztül e-mailben tájékoztathatjuk őt. Az e-mailes, körleveles marketing még mindig az egyik leghatásosabb eszköz, ezért jól megkomponált, tájékoztató jellegű, hasznos információkat tartalmazó üzeneteket érdemes küldeni a regisztrált felhasználóknak.

Egyszerűsítsünk!

Fontos tehát, hogy konferencia szervezése során megkönnyítsük a potenciális résztvevők számára a regisztrációt, hogy gördülékeny és kényelmes legyen ez a folyamat. Így nagyobb kedvvel jelennek majd meg a helyszínen, ami már a konferencia kezdete előtt jó pont a szervező vállalat számára! Emberi erőforrások tekintetében pedig sokat spórolhatunk egy ilyen szoftver használatával, hiszen sok-sok feladatok elvégez, amelyre esetleg külön munkavállalót lenne szükséges alkalmazni.

Címkék: Vásárló

LEGYEN ÖN IS ELŐFIZETŐNK!

Szerkesztőségünkben mindig azon dolgozunk, hogy higgadt hangvételű, tárgyilagos és magas szakmai színvonalú írásokat nyújtsunk Olvasóink számára.
Előfizetőink máshol nem olvasott, minőségi tartalomhoz jutnak hozzá havonta már 1490 forintért.
Előfizetésünk egyszerre nyújt korlátlan hozzáférést az Mfor.hu és a Privátbankár.hu tartalmaihoz, a Klub csomag pedig egyebek között a Piac és Profit magazin teljes tartalmához hozzáférést és hirdetés nélküli olvasási lehetőséget is tartalmaz.


Mi nap mint nap bizonyítani fogunk! Legyen Ön is előfizetőnk!

Vásárló Kellemetlen áremelkedésre ébredhetnek szerdán a magyar autósok
Privátbankár.hu | 2024. március 25. 12:47
Drágul a benzin a húsvéti ünnepek előtt. 
Vásárló Hiába van vasszigor a magyar diszkontokban, erre jutott a legújabb Privátbankár Diszkont Árkosár-felmérés
Csernátony Csaba, Buksza blog | 2024. március 25. 05:44
Februárhoz képest 1,9 százalékkal nőtt a Privátbankár Diszkont Árkosarában szereplő termékek átlagára. Októberhez képest viszont bő 4 százalékos a csökkenés.
Vásárló Újra napirendre került a vasárnapi boltzár, a szomszédban
Buksza blog | 2024. március 24. 16:09
Könnyen lehet, hogy kellemetlen meglepetés érheti hamarosan a Romániába utazó magyarokat, ugyanis a bukaresti kormányt azt fontolgatja, hogy bevezeti a boltok kötelező vasárnapi zárva tartását.
Vásárló „Eldugják” a csokit a vásárlók elől egy diszkontláncban
Privátbankár.hu | 2024. március 23. 12:46
Az áruházak egyik vásárlásra csábító trükkje, hogy a pénztárak futószalagjai fölötti polcokon csábító apróságokat kínálnak a vevőknek ösztönözve az impulzus vásárlást. Ez megváltozhat a jövőben.
Vásárló Pórul járt a Tesco, a Lidl jött ki jól a veszekedésből
Buksza blog | 2024. március 21. 10:16
Mélyen a zsebébe kell nyúlnia a Tescónak azt követően, hogy a fellebbviteli bíróság is úgy találta, megtévesztő, ha úgy reklámozza Clubcardjának árait, mintha azok a Lildlénél is kedvezőbbek lennének.
Vásárló A romániai vásárlók nem ismernek tréfát
Privátbankár.hu | 2024. március 20. 15:21
Romániában győzelemre állnak a hazai élelmiszerek. Az ottani vásárlók többsége azokat választja a külföldi termékek helyett. Előbb leveszik a polcról a helyben termelt árut és csak utána nézik meg az árát. 
Vásárló Az osztrák nyugdíj igénylése
Márkázott tartalom | 2024. március 20. 09:47
Amennyiben életünk során nem csak Magyarországon dolgoztunk, hanem más országokban is, akkor jó tudni, hogy ezekből az országokból is számíthatunk nyugdíjkifizetésre. Ha Ausztriában dolgoztunk, akkor attól függően, hogy ez az időtartam mennyi volt, kaphatunk nyugdíjat egyenesen az osztrák nyugdíjfolyósítótól, vagy a magyar nyugdíjunkat emeli meg ez az időszak. Cikkünkben segítséget nyújtunk az osztrák nyugdíjrendszer megismeréséhez.
Vásárló Megváltozhatnak az áruházak, 237 000 milliárd forintból
Buksza blog | 2024. március 19. 08:36
Az EU rendületlenül alkotja azokat az új szabályokat, amelyek célja a kontinens iparának támogatása a fenntarthatóvá válásban és a digitalizálás elsajátításában. A kiskereskedelem is beállt a sorba.
Vásárló Fordulat az Ikeánál, már látszik, mire számíthatnak a magyar vásárlók
Privátbankár.hu | 2024. március 16. 16:19
Az Ikea vissza akarja hozni az elmúlt évek drasztikus inflációja előtti időszakot, ez pedig az árak jelentős csökkentését helyenként akár a profit rovására is.
Vásárló Extrém ízeket kaphatnak a kenyerek
Csernátony Csaba, Buksza blog | 2024. március 16. 11:36
A margetingguruk legújabb ötlete, hogy kézzelfoghatóvá, pontosabban ízlelhetővé teszik az emberi érzelmeket, amihez a mesterséges intelligenciát hívták segítségül. Kiderül, beveszik-e ezt az emberek.
hírlevél
Ingatlantájoló
Együttműködő partnerünk: 4iG