Alacsony létszám és felkészült házigazda
A meeting résztvevői csakis akkor lesznek aktív részesei a megbeszélésnek, ha az ott felmerülő témák kapcsán nekik is van szerepük. Ennek következtében azokat a munkatársakat nem feltétlenül kell meghívni, akik mindössze hallgatni ülnének be.
Sokkal produktívabb lesz a társasság akkor, hogyha a „hallgatók” csak néhány perc erejéig csatlakoznak, vagy pedig e-mail értesítő formájában kapnak tájékoztatást a megbeszélésen történtekről.
Egyúttal a meeting szervezője részéről extra felkészültség kell a hatékonysághoz. Ő lesz az, aki egyfajta moderátorként keretet ad az aktuális témaköröknek, emellett pedig betartatja az ütemtervet a teremben helyet foglalókkal.
Nyugodtan lehet változtatni az időtartamon, illetve formátumon
Valamilyen megmagyarázhatatlan oknál fogva a meetingek jelentős része 60 perces időtartamra szól. Sok esetben akkor is kitöltik ezt az intervallumot, amikor igazából jóval korábban végeznének. Ezzel bizony értékes perceket veszítenek, amit más elfoglaltsággal is lehetne tölteni.
Érdemes tehát bevezetni a 15, 20 vagy 30 perces megbeszéléseket is, hogyha ez a leginkább célravezető megoldás.
A jobb eredmények érdekében a formátumon is szabad változtatásokat eszközölni. Nyugodtan lehet például sétára hívni a meeting résztvevőit, vagy például egy brainstorming alkalmával szóbeli helyett írásos visszajelzéseket kérni.
Kérdezzünk, kérjünk visszajelzéseket és értékeljünk
A hatékony meetingek egyik legjobb receptje, ha egy jól meghatározott struktúra mentén kérdéseket teszünk fel a résztvevőknek, majd a válaszokra alapozva folytatjuk a beszélgetés menetét. Ezáltal nem csak a mi keretrendszerünk érvényesül, hanem a munkatársakat is jobban bevonhatjuk az eszmecserébe.
Attól pedig ne rettenjünk vissza, hogy az általunk menedzselt meetingek kapcsán visszajelzést kérjünk a résztvevőktől. Ha megkérdezzük tőlük, akkor el fogják mondani mindazt, amitől a jövőben még inkább eredményesek lehetnek az általunk tartott megbeszélések.
A folyamatos visszajelzések, értékelések és megvalósítás eredményeként pedig szép lassan mi leszünk a szervezet legjobb meeting házigazdái.
Andrej Babis. 
