Eljött az idő: érdemes áttérni az elektronikus számlázásra

Több éve tartó előkészítési folyamat zárul le idén az elektronikus számlázás új szabályozásával, melynek célja az egységes európai előírások megteremtése - olvasható az RSM DTM közleményében

Az EU 2001-ben adta ki az első, az e-számlázás szabályait tartalmazó direktívát, mely 2004. január 1-jétől tagállami szinten szabályozta annak tartalmát. 2007. január 1-jétől került sor a következő lépésre egy új irányelvben meghatározott megújított tartalom szerint, azonban még így is lényeges különbségek mutatkoztak az egyes tagállamok előírásai között. Így például az Egyesült Királyságban nincs szükség e-aláírásra, míg Németországban igen, de nagy eltérések mutatkoztak az iratmegőrzés kötelező időtartamában is; Franciaországban csupán 3 év, míg Németországban 10 éves megőrzést írt elő a szabályozás. Az EU célja az egységes szabályozás megteremtése, így 2009 végére született meg az az ajánlás, mely megteremti ennek kereteit - összegezte Kalocsai Zsolt, az RSM DTM Hungary vezérigazgatója.

Az egységes rendszer az áttekinthetőség mellett költségmegtakarítást is jelenthet, illetve megteremti a lehetőséget a számlák kiegyenlítésének felgyorsítására, jótékony hatást gyakorolhat a tartozások behajtásának hatékonyságára is. A rendszer bevezetése - mint minden új szisztémára való átállás - egyszeri beruházást kíván a vállalatoktól, és használata oktatási feladatokat ró a felhasználókra is. A bevezetés mindig különös körültekintést kíván, de gondos tervezéssel, kellő informálással a kezdeti idegenkedés minimalizálható - hívják fel rá a figyelmet.

Az e-számlázás európai gyakorlata miatt a külföldi vevők már e-számla kiállítására kötelezik magyarországi partnereiket. Az elektronikus számla formátuma tetszőlegesen alakítható, a számlatartalom megfeleltethető a magyar jogszabályoknak, ugyanakkor nem kerülhető meg a magyar számlázási rendszer sem - emelte ki Kalocsai Zsolt.

A közlemény szerint az e-számlát legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel kell ellátni. A számla ily módon egy elektronikus adathalmaz, ami igazolja a dokumentum tartalmát, valamint azt, hogy az adott időpillanatban valóban létezett. Az e-aláírást, és az annak az alapját képező tanúsítványt az erre engedéllyel rendelkező szolgáltatóknál lehet beszerezni.

Az elektronikus számla formátuma tekintetében nincs megkötés, de azt az adóhatóság részére az APEH által meghatározott módon kell átadni. Lehetőség van arra, hogy az e-számlát csak az APEH által elfogadott formátumban, vagy már eleve két formátumban állítsák ki, átkonvertálva a számlákat az APEH által előírt formátumra.

Az e-számlák címzetthez történő továbbítására több megoldás is kínálkozik, de vélhetően az lesz a jellemző, hogy a partner az előre rögzített csatornán kapja meg a számlát, é as tájékoztatást arról, hogy számlája érkezett. Az e-számla persze elküldhető e-mail-ben csatolmányként, mely a legegyszerűbb, és legelterjedtebb megoldás, nincs jelentős beruházás igénye, ugyanakkor nagyszámú számlakibocsátás esetén nem menedzselhető, és bizonyítása is problémás.

Megoldás lehet még a konszolidátor igénybe vétele, ez esetben a számlakibocsátók egy szolgáltatót bíznak meg az e-számla kézbesítésével, s a számlázással kapcsolatos szolgáltatásokat a konszolidátor végzi el. Ily módon az ügyfél a konszolidátor honlapján regisztrálva, az összes számláját egy helyen tekintheti meg és egyenlítheti ki - áll a közleményben.

Kevesebb fejtörést okoz a számlázás
Újra megtanulhatunk számlázni

Privátbankár