.jpg)
Másfél év alatt megtérülne, ha elektronikus dokumentumkezelést vezetnének be a bankok, az ügyfelek sem várnának annyit, kevesebb lenne a hiba is - mégsem így van Másfél év alatt megtérülne, ha elektronikus dokumentumkezelést vezetnének be a bankok, az ügyfelek sem várnának annyit, kevesebb lenne a hiba is. Mégsem így van -
A nyugat-európai gyakorlatilag 100 %-os szinttel szemben Magyarországon a megkérdezett bankok alig 14%-ánál támogatja integrált IT rendszer az archiválást. Ez a kiragadott példa is jelzi, milyen mértékben elmarad a magyar bankok dokumentumkezelési gyakorlata mind az igényektől, mind pedig az európai gyakorlattól. Az iratok kezelésére szolgáló rendszerek elterjedtségét és használatát vizsgálja az a mélyinterjús kutatás, melynek eredményeit a Finalta nemzetközi benchmarking cég és a Scale Research most hozta nyilvánosságra. A gyakran manuális és szigetszerű dokumentumkezelés következményeként a lehetőségekhez képest jóval lassúbb az ügyfélkezelés, a hitelelbírálás vagy a biztosítók esetében a kötvényesítés folyamata. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek bevezetése hozzájárulhatna a belső folyamatok felgyorsításához, csökkenti a tévedések kockázatát és már középtávon is jelentős megtakarításokat eredményez a bankok számára.
A most publikált kutatásban résztvevő európai bankok mindegyike használ valamilyen elektronikus dokumentumkezelő rendszert, míg Magyarországon a megkérdezett pénzintézetek 71%-a vezetett be valamilyen megoldást az elektronikus iratkezelésre. Az ügyfél aláírások elektronikus rögzítése teljes egészében megvalósul, míg a bejövő levelek, elsősorban a panaszlevelek szkennelése az esetek 57%-ban történt meg. A szerződések egy részét már csak 14%-ban rögzítették a magyarországi megkérdezettek, míg a teljes szerződés egyetlen esetben sem került teljes mértékben elektronikus rögzítésre.
„A szkennelésre adott válaszok szórása is bizonyítja, számos kezdeményezés indult már Magyarországon a dokumentumkezelés egyszerűsítésére, gyorsítására és racionalizálására. A nem végiggondolt, „szigetszerű” megoldások azonban soha nem fogják azt az eredményt hozni, mint amit elindításukkor az adott bank remélt.” – mondta Bacsek Péter, a Scale Solutions ügyvezető partnere. „Egységes, a folyamatot szem előtt tartó és a bank működésének minden érintett területére kiterjedő megoldásra van szükség, hogy a dokumentum
menedzsment által biztosítható előnyöket a vállalat realizálni legyen képes. Ellenkező esetben egymással párhuzamosan tartanak fent hasonló munkafolyamatokat. Ma azt látjuk, hogy az ügyintézés során gyakran ugyanazokat az iratokat a fiókban és a központban is lemásolják, vagy éppen az egyes dokumentumokról nem csak másolatot készítenek, hanem szkennelik is. Csak abba az egybe gondoljunk bele, évente több tíz millió oldalnyi dokumentum másolása, mozgatása, archiválása vagy éppen a köztük történő keresés milyen elképesztő terheket ró egy-egy szervezetre.” - mondta Bacsek Péter.
A nagy szervezetek régóta keresik azokat a megoldásokat, melyekkel a náluk keletkező óriási mennyiségű dokumentum egységes kezelése megvalósítható. A téma aktualitását a válság különösen kiemelte, hiszen ilyenkor lenne szükség a minél gyorsabb hozzáférésre, a nagyobb biztonságra, a hibalehetőségek csökkentésére és az erőforrások minél hatékonyabb kihasználására. Ráadásul a probléma nemcsak a bankoknál jelentkezik, hanem minden olyan szervezetnél, amely nagyszámú ügyféllel áll kapcsolatban, legyen szó akár közszolgáltatóról, telekommunikációs cégről vagy éppen biztosító társaságról.
A dokumentumkezelés elsődleges helyének és a szkennelés lokációjának meghatározása sem egyszerű feladat. Logikusnak tűnne minden dokumentumnak egy helyen történő szkennelése, hiszen akkor így a beruházásokat, az erőforrásokat koncentrálni lehetne. Ugyanakkor jelentős igény merül fel a helyi szinten, a fiókokban történő szkennelésre is. Ezt a megoldást viszont hátráltatja, hogy szükségtelenül megugrik a költségigény, ha egy országos fiókhálózattal rendelkező bank minden egyes fiókját jó minőségű szkennerrel kell felszerelni. A jelenlegi helyzet mindenesetre azt mutatja, a fiókok gyakran egymástól elszigetelten dolgoznak. Jelenleg a fióki ügyintézők alig 14%-a áll rendszeres kapcsolatban a bank elektronikus rendszerével, ez pedig lényeges elmarad a hasonló európai adattól.
„A kutatás során azt tapasztaltuk, hogy magával a problémával minden megkérdezett banki vezető tisztában van. Belátják, hogy a korszerű működéshez elengedhetetlen egy egységes dokumentumkezelő rendszer kialakítása, sőt 2-3 nagybank már el is indult a megvalósítás terén. Még azt is elfogadják, hogy a rendszert csakis egységesen érdemes kialakítani, a döntést viszont gyakran az késlelteti, hogy a beruházást pénz- és időigényesnek gondolják, valamint a bankok szétszabdaltsága sem segíti a döntések megszületését. Pedig egy jól tervezett és kivitelezett megoldás – legalábbis a Finalta felmérésében megkérdezett nemzetközi pénzintézetek tapasztalatai alapján – 13-15 hónapos megtérülési idővel kecsegtet, és számos előnyt hordoz mind a munkatársak, mind pedig az ügyfelek számára.” – mondta Bacsek Péter.
TKM: mit jelent és hogy kell értelmezni?
Eldurvult a nyugdíjháború
A vagyonadó visszavonása 50 milliárdos teher
A banki ügyfelek a nyugdíjas éveikre tesznek félre
Kódex: a PSZÁF ránéz a bankok körmére
Panaszok után hullanak a banki milliók
A nyugat-európai gyakorlatilag 100 %-os szinttel szemben Magyarországon a megkérdezett bankok alig 14%-ánál támogatja integrált IT rendszer az archiválást. Ez a kiragadott példa is jelzi, milyen mértékben elmarad a magyar bankok dokumentumkezelési gyakorlata mind az igényektől, mind pedig az európai gyakorlattól. Az iratok kezelésére szolgáló rendszerek elterjedtségét és használatát vizsgálja az a mélyinterjús kutatás, melynek eredményeit a Finalta nemzetközi benchmarking cég és a Scale Research most hozta nyilvánosságra. A gyakran manuális és szigetszerű dokumentumkezelés következményeként a lehetőségekhez képest jóval lassúbb az ügyfélkezelés, a hitelelbírálás vagy a biztosítók esetében a kötvényesítés folyamata. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek bevezetése hozzájárulhatna a belső folyamatok felgyorsításához, csökkenti a tévedések kockázatát és már középtávon is jelentős megtakarításokat eredményez a bankok számára.
| Az idő pénz Bizalmi kérdés: ki kezelje a pénzünket? |
„A szkennelésre adott válaszok szórása is bizonyítja, számos kezdeményezés indult már Magyarországon a dokumentumkezelés egyszerűsítésére, gyorsítására és racionalizálására. A nem végiggondolt, „szigetszerű” megoldások azonban soha nem fogják azt az eredményt hozni, mint amit elindításukkor az adott bank remélt.” – mondta Bacsek Péter, a Scale Solutions ügyvezető partnere. „Egységes, a folyamatot szem előtt tartó és a bank működésének minden érintett területére kiterjedő megoldásra van szükség, hogy a dokumentum
| A nyugati bankoknak sikersztori Közép-Kelet-Európa |
A nagy szervezetek régóta keresik azokat a megoldásokat, melyekkel a náluk keletkező óriási mennyiségű dokumentum egységes kezelése megvalósítható. A téma aktualitását a válság különösen kiemelte, hiszen ilyenkor lenne szükség a minél gyorsabb hozzáférésre, a nagyobb biztonságra, a hibalehetőségek csökkentésére és az erőforrások minél hatékonyabb kihasználására. Ráadásul a probléma nemcsak a bankoknál jelentkezik, hanem minden olyan szervezetnél, amely nagyszámú ügyféllel áll kapcsolatban, legyen szó akár közszolgáltatóról, telekommunikációs cégről vagy éppen biztosító társaságról.
| Az elektronikus dokumentumkezelést megvalósító szervezetek számára a rendszer új távlatokat is nyit. Lehetővé válik az email-ek, sőt a hang- és képanyagok dokumentálása, jobban meg lehet felelni a nyomon követhetőség és az auditálhatóság követelményeinek, egyszerűbbé és gyorsabbá válik az ügyfélkezelés. Ezek pedig kiemelkedő szempontok akkor, amikor hitelelbírálásról, szerződések megkötéséről, az ügyfél-dokumentáció biztosításáról gondolkodunk. |
„A kutatás során azt tapasztaltuk, hogy magával a problémával minden megkérdezett banki vezető tisztában van. Belátják, hogy a korszerű működéshez elengedhetetlen egy egységes dokumentumkezelő rendszer kialakítása, sőt 2-3 nagybank már el is indult a megvalósítás terén. Még azt is elfogadják, hogy a rendszert csakis egységesen érdemes kialakítani, a döntést viszont gyakran az késlelteti, hogy a beruházást pénz- és időigényesnek gondolják, valamint a bankok szétszabdaltsága sem segíti a döntések megszületését. Pedig egy jól tervezett és kivitelezett megoldás – legalábbis a Finalta felmérésében megkérdezett nemzetközi pénzintézetek tapasztalatai alapján – 13-15 hónapos megtérülési idővel kecsegtet, és számos előnyt hordoz mind a munkatársak, mind pedig az ügyfelek számára.” – mondta Bacsek Péter.
TKM: mit jelent és hogy kell értelmezni?
Eldurvult a nyugdíjháború
A vagyonadó visszavonása 50 milliárdos teher
A banki ügyfelek a nyugdíjas éveikre tesznek félre
Kódex: a PSZÁF ránéz a bankok körmére
Panaszok után hullanak a banki milliók
Privátbankár
A zimbabwei hatóságok kétszáz elefánt leölését engedélyezték, hogy élelmiszert biztosítsanak az elmúlt évtizedek egyik legsúlyosabb aszályától szenvedő lakosoknak. 
