A kolléga a belső ügyfél – világklasszis HR-részleg egy jó rendszerrel

Hogyan veheti fel a legjobb kollégákat a cég?

Manapság kevés a jó szakember, az ő megszerzésükhöz és megőrzésükhöz pedig érdemes a HR-folyamatokat is rendszerben kezelni.

Ez onnan indul, hogy jön egy jelentkező egy álláslehetőségre, aki bekerül a rendszerbe, ezután megtörténik a kiválasztás, szerződéskötés, próbaidő letöltése, kötelező orvosi vizsgálat, munkavégzés évfordulója, majd egy hosszú eredményes együttműködés, és ha véget érne az együttműködés akkor a kilépés intézése és többek között a jogosultságok visszavonása. A rendszer ezt a folyamatot lekövethetővé és átláthatóvá teszi akár egy ember számára is, szemben a mai céges világban megszokottá vált helyzetekkel, amikor a HR-es kolléga a megszűrhetetlen emailmennyiség és az üzenetküldözgetés mellett egyszerűen nem elég hatékony ahhoz, hogy visszajelezhessen a jelentkezőknek időben. A cégek nem veszik észre ezt a terheltséget, márpedig ha a HR folyamatban lenne kezelve, meglenne a megfelelő támogatás és automatizáció, akkor a rendszer képes lenne a sokszor soha meg nem történő visszajelzés helyett, pár napon belül visszajelezni akár elutasítással, akár további instrukciókkal a jelentkezőknek. Így kialakítható egy világklasszis HR-részleg.

A MiniCRM egyébként így működik, a HR-es kollégáim nemrég jelezték vissza, hogy volt olyan jelentkező, aki külön megköszönte a visszajelzést, kiemelve azt is, hogy több mint harminc cég közül egyedül mi méltattuk válaszra őt. Én úgy gondolom, hogy ez alapvető elvárás és kötelesség, olyan, mintha bemész valahová, és köszönsz. Szomorú, hogy sok cég szinte semmibe veszi azokat az embereket, akik potenciálisan az ő csapatukat fogják majd erősíteni.

Hogyan segíthet a rendszer a kollégák megőrzésében?

Például nálunk, ha valakit felvesznek, kap automatikusan egy kérdőívet, ahol kitölti, hogy mi a kedvenc étele, zenéje, mi a hobbija, stb. és amikor egy éve nálunk dolgozik, akkor kap egy köszöntést, egy apró figyelmességet – lehet, hogy például ez egy Youtube-playlist lesz. Nem kell nagy dolgokra gondolni, de ez egy olyan figyelmesség és kedvesség, amelyet a kollégák örömmel vesznek. Ha három éve dolgozik nálunk, akkor meg kap egy vásárlási utalványt, és ezt lehet tovább fokozni.

A cégeknél, ahol nincs ilyen rendszer, gyakran felmerül, hogy de jó lenne valami hasonlót bevezetni, hiszen ez nagyon egyszerű. Csakhogy öt embernél ez még lehet, hogy működik, több mint 10 embernél azonban mindennek a fejben tartása esélytelen, borítékolható a káosz. Egy jó folyamat és egy automatizált rendszer segít menedzselni ezt is.

Ha sikerül felvenni és megtartani a kollégákat, mi a következő lépés?

Ahol emberek vannak, mindig akad valami probléma – a kolléga szabadságra menne, extraszabadságot kér, bedöglött az egere, új irodaszékre van szüksége, adóigazolást szeretne, stb. Ha ez úgy működik, hogy azok a kollégák, akik az irodavezetővel jóban vannak, soron kívül megkapják, amit akarnak, akkor lesznek néhányan, akik elégedettek lesznek, a többség azonban morgolódni fog, és előbb-utóbb felmond. Ha viszont transzparens a rendszer, és mindenki jelzi az igényeit, amit napon belül feldolgozunk, és reagálunk rá – mert a kollégát, aki a belső ügyfél, ugyanolyan fontos jól kiszolgálni, mint egy külső ügyfelet – akkor elkerülhető az ilyen típusú elégedetlenkedés.

Igaz, hogy a HR- és back office munka nem mérhető?

Nem igaz. Jól kell meghatározni a célokat és a lépéseket, akkor minden mérhető. Ettől a területen dolgozó kollégák is boldogabbak, mert a munkájuk mérhetően megjelenik a rendszerben. A mérésnek soha nem a megfigyelés a célja, hanem az, hogy a kollégák is és a vezetés is lássa a feladatokat és eredményeket, és ha szükség van rá, tudjuk, hogy fel kell venni még egy embert.

A kollégák megvannak, a back office működik – hogyan tudja ellenőrizni a cégvezető a céget a rendszer segítségével?

Ha a cégvezető távol van, vagy benne van egy nagyobb projektben, a vezetői dashboard megoldást biztosít arra, hogy távolról is tudja ellenőrizni azt, hogy hogyan áll a cég. Ez a kollégáknak is megnyugvást jelent, ad egy támpontot, mindenki tudja milyen irányba kell menni és a cég halad tovább a kijelölt úton.

Azoknak, akik kíváncsiak arra, hogyan lehet hatékonyan céget építeni, Egerszegi Krisztián a Cégépítők podcastet ajánlja. A komoly szakmai értéket hordozó podcastről interjúsorozatunk harmadik részében olvashatnak bővebben.