Hogyan kezelhető az infláció a cégben?

Hogyan tudnak alkalmazkodni a cégek a megugró inflációhoz?

Vannak olyan külső hatások, amelyek mindenkit ugyanúgy érintenek, így a sírás-rívás nem megoldás. Az inflációs helyzet nagyon leegyszerűsítve annyit jelent, hogy nőnek a költségeink, és drágább lesz minden. Céges szinten megnő a rezsi, emelkedik az eszközök, a munkabérek költsége, mindez pedig ahhoz vezet, hogy csökken a cég nyeresége.

A cégek így könnyen belekerülhetnek abba a helyzetbe, hogy miközben az ügyfelek nem tudnak fizetni, folyamatosan nőnek a költségeik, ennek következtében pedig hirtelen elolvad a nyereségük, és a vállalkozások zuhanórepülésbe kezdenek. Egyszerű megoldásnak tűnhet az áremelés, azonban ennek is lehetnek negatív hatásai, például ha mindenki árat emel, kialakulhat egy áremelési spirál, amelynek köszönhetően visszaesik a fogyasztás.

Ha nem az áremelés, akkor mi lehet a megoldás?

A válasz röviden: legyen hatékonyabb a cég. Ennek két útja van, az egyik a költségek csökkentése, akár a céges újraszervezéssel, az eddig feladatok hatékonyabb ellátásához. A másik oldal pedig az, hogyha hatékonyabb az értékesítés, az ügyfélmenedzsment, projektmenedzsment, akkor a cégek képesek lesznek több pénzt csinálni ugyanannyi erőforrással. Így lehet a legjobban alkalmazkodni a helyzethez és akár megerősődve kijönni belőle.

A cégem bajban van: hol kezdjem a probléma megoldását?

Beszéljünk konkrét dolgokról, szerintem az egyik legfontosabb az, hogyha nehéz helyzetbe kerül a cég, akkor a cégvezető egy pillanatra álljon meg, lépjen egyet hátrébb, és mérje fel, hogy mekkora a tűz, hogyan érdemes eloltani azt.

Az a cégvezető, aki ezt megteszi, általában felismeri azt, hogy a cége működhetne hatékonyabban is. Ennek megoldásához először fel kell mérni, hogy rendben vannak-e az üzleti folyamatok, megfelelően vannak-e rendszerezve. Tudják a dolgozók, hogy mit kell tenniük, vagy azt követik, amit a főnök egyszer elmondott, és mennek a saját fejük után?

Hogy jönnek a képbe az inflációs nyomás kezelésekor az általad felvázolt megoldási lépések?

Az üzleti folyamatok rendszerben kezelése, a céges hatékonyság növeléséhez szükséges általam felvázolt nyolc lépés minden cégre igaz. A Cégépítők podcastban például egy építőipari cég vezetőjével beszélgettem, és ő mondta azt, hogy hiába jön mindenki azzal, hogy minden projekt egyedi, ez egyszerűen nem igaz, mivel minden projektfolyamat ugyanolyan. Van eleje, vannak lépései, mérföldkövei, és van vége. Ez a rendszerezés kell ahhoz, hogy a folyamatokat hatékonyan tudja kezelni a cégvezető.

Hol kell kezdeni?

Ha elindulunk a legelejétől, a folyamat úgy indul, hogy ahhoz, hogy működjön egy cég, kell, hogy legyen bevétele, kell, hogy legyen valamilyen marketingaktivitás, lead-generálás. A beérkező érdeklődők regisztrációit, telefonhívásait, kitöltött űrlapjait be kell vinni a rendszerbe akár automatikusan is, nem szabad hagyni, hogy ezek eltűnjenek egy fekete lyukban. Fontos, hogy a cég ne engedje, hogy a potenciális ügyfelek meggyőzzék magukat arról, hogy nincs szükségük a szolgáltatásra. Egyeztessünk velük, hívjuk fel őket, minősítsük őket, és szervezzük le a következő lépést.

Mi a következő lépés?

A következő lépés az értékesítés, legyen vevő az érdeklődőből – ez még mindig minden cégre igaz. Kapcsolattartás, ajánlat kiadása, kifogáskezelés mind a folyamat része, de ami még ennél is fontosabb, az a sokszori utánkövetés. Az nem működik, hogy egy cég kiadja az ajánlatot, és utána várja a sült galambot, hogy az érdeklődő majd magától vásárol. Ne üljünk fordítva a lovon. Az ügyfelekkel folyamatosan foglalkozni kell, és a cégek túlnyomó többsége sajnos nem fordít kellő figyelmet arra, hogy ezt megtegye. Még mindig igaz, hogy a magyar kkv-k tízből kilenc ajánlatot azért buknak el, mert nincs megfelelő utánkövetés.

Az ügyfél eldöntötte, hogy szüksége van a termékre, hogyan lesz vevő az érdeklődőből?

Én azt szoktam mondani, hogy a vevő akkor vevő, ha fizet. A számlát ki kell küldeni, és be kell gyűjteni a pénzt – ma már az online számlázás alapvetés, de a NAV, vagy más ingyenes, egyszerű számlázóprogramok használata kevés. Ehelyett jobb, ha a cég kézbeveszi a dolgokat, és automatizálja ezt is, így a számla kiküldése után kimegy a fizetési emlékeztető, majd a felszólítás, majd egy erősebb hangvételű felszólítás, és ezt szükség szerint lehet tovább fokozni. Egy ideális világban a számlázást a követeléskezelést is egy rendszeren belül kell megoldani.

Hogyan fejleszthető az ügyfélpanaszok kezelése?

Az ügyfeleknek szinte biztos, hogy lesz valamilyen kérdése a céghez, legyen szó akár panaszról, akár észrevételekről, vagy bármi másról. Ezért fontos egy működőképes ügyfélszolgálat kialakítása, ahol a telefon nem 15 percig csöng, és az emailek nem megválaszolatlanul vesznek el, hanem garantált időn belül visszajelzést kap az ügyfél. A jó ügyfélszolgálati rendszer vezeti a kezet, a bejövő megkeresések rendszerezve vannak, például ’feldolgozás alatt’, ’ügyfélre vár’, ’partnerre vár’ stb. kategóriák alatt, így garantálható, hogy semmiképpen nem veszik el a kérdés. Egy ilyen rendszerben az ügyfélszolgálaton dolgozóknak nem kell másik kollégákra várni, hanem a rendszeren belül tudják követni azt, hogyan alakult az eddigi ügyfélút.

Mi a következő lépés?

Ha az ügyfél vett valamit, azt ki kell vitelezni, meg kell valósítani. Ez lehet egy szögegyenes, egyszerű projekt, amelynek keretében a cég kiszállítja a terméket, és a vevő aláír, vagy egy félévig húzódó komplex projekt is. A következő lépés tehát egy projektmenedzsment-megoldás. Egy sikeres cég esetében jellemzően egyszerre több projekt fut, ehhez pedig szükség van egy olyan automata rendszerre, amely segít egyben tartani a munkafolyamat minden részletét és alágát.

Ha mindez megvan, akkor már van egy egész jól működő cégünk, hiszen vannak vevők, pénz is, projektek, ezeket kivitelezzük, de mindez akkor fog csak működni, ha nem egyedül dolgozunk, és vannak kollégáink. Erről az interjúsorozat következő részében olvashatnak.