Az első és talán legfontosabb teendő, hogy a pályázó képes legyen eligazodni az elérhető uniós források között. Az új pályázatokról szóló hírek, a Minisztériumok által közzétett, egyes felhívásokhoz tartozó módosítások, illetve a korábban támogatott projektek a hivatalos pályázati weboldalon jelennek meg. >>>
Gyakori problémák pályázatkészítési szakaszban
A legfontosabb a teljes körű tájékozódás, annak megállapítása, hogy a pályázó jogosult-e a pályázat benyújtására. A legfőbb hibák a pályázatírás során: a pályázó tájékozatlansága a felhívással kapcsolatban, valamint a nem megfelelés a jogosultsági feltételeknek.
A megvalósítási helyszínnek alkalmas kell lennie a projekt megvalósítására, a pályázónak köztartozás-mentesnek kell lennie, és rendezettek legyenek a munkaügyi körülményei.
Több pályázati felhívásban elő van írva VTSZ/TESZOR számok alapján, hogy milyen eszközöket, immateriális javakat lehet beszerezni egy-egy pályázat során, erre mindenképpen érdemes figyelni. A pályázati költségeket jellemzően 3 egymástól független árajánlattal kell alátámasztani. Az árajánlatokra szigorú formai követelmények vonatkoznak, melyeket be kell tartani, és olyan vállalkozásoktól kell őket beszerezni, akik jogosultak az adott eszközre árajánlatot adni, az eszköz kereskedelmi forgalmazásával, és/vagy gyártásával foglalkoznak.
Az egyik legnagyobb hibalehetőség a pályázati felhívásnak megfelelő költségvetés összeállítása, az esetlegesen előírt belső arányok be nem tartása.
A pályázat benyújtását követően a pályázónak mindenképp szükséges a cégszerűen aláírt nyilatkozatot postai úton megküldeni az irányító hatóság felé kivéve, ha a pályázó rendelkezik hitelesített elektronikus aláírással. Amennyiben a cégszerűen aláírt nyilatkozat határidőben nem érkezik be, a támogatási kérelmet elutasítják.
Problémák a hiánypótlási szakaszban
A pályázatok benyújtását követően általában lehetőség van hiánypótlásra. A hiánypótlás során többek között a pályázati felhívásban előírt, de a benyújtás során nem csatolt dokumentumokat, a nem megfelelő árajánlatok és az adatlapon a hibásan megadott vagy egymásnak ellentmondó adatok javítását szokták kérni. Azonban, csak az előírt hiányosságok pótolhatók, a költségvetés növelésére, új költségvetési tétel rögzítésére, a projekt témájának megváltoztatására nincs lehetőség.
Mi a helyzet a megvalósítási és elszámolási időszakkal?
A támogatási szerződések megkötését/támogatói okirat kiállítását követően, a projektek megvalósítása során derülnek ki olyan problémák, amelyek megakaszthatják a támogatás kifizetését. Ilyen hibák, hiányosságok lehetnek például: a tulajdoni lapokon történő elírások, munkaszerződések- és munkaköri leírások hatályba lépésének dátumai, munkaköri leírások tartalma, esetlegesen hiányzó aláírások stb.
Jellemzően elkövetett hibák, hiányosságok, hogy a kedvezményezett nem tudja igazolni az ajánlatkérések menetét, a piaci ár alátámasztására vonatkozó árajánlatok minimum számát, szolgáltatás/eszköz megrendelése esetén nem rendelkezik írásos megrendelővel vagy szerződéssel, teljesítést követően: teljesítésigazolással, szállítólevéllel, átadás-átvételi jegyzőkönyvvel stb.
A pénzügyi tranzakciók igazolása szempontjából nem elegendő az internetbankból letöltött átutalás igazolások felmutatása, számlatörténet- és tranzakció-részletező kinyomtatása, a bankszámlakivonatokra (vagy annak hiányában banki igazolásra, mely költségráfordítással jár) van szükség.
Gyakran az elszámolások összeállításánál derül ki, hogy az eredetileg betervezett költségek (elsősorban munkabér és járulék) túl magasak, és a kedvezményezett nem tud annyi munkavállalót elszámolni, mint amennyit eredetileg eltervezett, így jobb esetben költségátcsoportosítást kezdeményezhet, rosszabb esetben a fennmaradó támogatástól eleshet. Ezért fontos már a pályázat előkészítésekor a költségek alapos, jól átgondolt megtervezése, valamint javasolt felmérni a projekt megvalósításához szükséges munkaerőigényt, kiszámolva azt, hogy az adott munkavállaló munkaidejének hány százalékát tudja majd a projektre fordítani.
A kedvezményezettek sokszor nem ellenőrzik a munkavállalóik adataiban bekövetkezett változásokat (pl. lakcímkártya változás), melyből a munkabérek elszámolásánál probléma adódhat (pl.: A projekt megvalósítása során 10 fő munkavállalót számoltak el, akik a projekt indulásakor az adott településen vannak bejelentkezve, azonban valami oknál fogva időközben az egyik fő a szomszéd településre átjelentkezik, függetlenül attól, hogy továbbra is a projekt megvalósításának településén él. Ha egy esetleges ellenőrzés során igazolni szükséges a munkavállalók lakcímét a kedvezményezett kellemetlen helyzetbe kerülhet az elmulasztott adatváltozásból adódóan).
Számos esetben nem megfelelő a kedvezményezettek honlapján megjelenő projektet érintő információk frissítése, nem megfelelő a fotódokumentáció (rossz-, alacsony felbontású képek rossz fényviszonyokkal, kevés fénykép készül a munkafolyamatokról, nincs megfelelően dokumentálva a tevékenység). Kötelező logóhasználat sok esetben nem megfelelő, torzítva kerül elhelyezésre (például méretarány módosításból, átméretezésből adódóan).
Kedvezményezettől ugyan független, és felhívásonként, konstrukciónként változhat, de az ügyintézés menete (támogatói oldalon) egy-egy változás bejelentés vagy támogatási szerződésmódosítás esetében jelentős, akár több mint 30 napot is igénybe vehet, mely egy kapcsolódó kölcsönszerződés ügyintézésekor, eszközbeszerzés esetén (pl. amikor a szállítási idő több hónapos és a projekt fizikai befejezéséhez közeli) akadályozhatja a projekt megvalósítását, ezért is fontos a megfelelő előkészítés.
Vádat emeltek a merénylővel szemben. 
