Még mindig sokat papírozunk, pedig milliókat is spórolhatnánk

Hibrid korszakban élünk Soltész Attila, az Informatika a Társadalomért Egyesület (Infotér) elnöke szerint. A Papírmentes Nap apropóján elmondta: hiába állnak rendelkezésre az elektronikus megoldások, a papírmentes iroda még korántsem valósult meg, annak ellenére sem, hogy az elektronikus ügyintézés sokkal gyorsabb, költséghatékonyabb megoldást jelent a vállalatok számára.

Szemléletváltás kell

A rendezvényen Fekete Gábor, a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium e-közigazgatásért felelős helyettes államtitkára elmondta: ahhoz, hogy a közigazgatásban megvalósuljon a "papírmentes hivatal", a gondolkodáson kell változtatni. Az elektronikus folyamatok ugyanis nem egyenlők a papír alapú folyamatok elektronikus lefordításával.

Ugyanakkor több olyan eljárás is van már, amelyet teljes egészében elektronizálták. Az egyik ilyen az Elektronikus Mérlegbeszámoló Rendszer, mellyel a hivatal több mint évi 60 tonna papírt spórol meg, ami 150 millió forint megtakarítást jelent. Emellett 167 m2 hasznos terület szabadult fel, amelyet eddig irattárolásra használtak. Előadásában arról is beszélt, hogy 2014. január 1-jétől az elektronikus szolgáltatásokat szélesebb körben lehet elérni, az ügyintézések jelentős részét elektronikus úton is lehet majd bonyolítani, ami sokkal átláthatóbbá és egyszerűbbé teszi a folyamatokat az állampolgárok és a vállalkozások számára.

Az adóhatóság a számítógépeket is ellenőrzi

Czöndör Szabolcs, a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) főosztályvezetője elmondta, hogy az elektronikus számlákat ugyanúgy elfogadják, így a vállalatoknak nem kell tartaniuk az átállástól. Ugyanakkor felhívta a figyelmet arra, hogy az elektronikus számlázás esetén informatikai vizsgálatra is számítania kell a vállalatoknak. Ennek kapcsán az egyik leggyakoribb problémát a nem megfelelő archiválás jelenti. A vállalatoknak ugyanis gondoskodnia kell az e-számlák megőrzéséről, emellett biztosítaniuk kell a megfelelő védelmet, hozzáférést, előkereshetőséget és értelmezhetőséget is. Olyan esetben például, amikor a számla olvasásához egy speciális program szükséges, ezt a programot is a hatóság rendelkezésére kell bocsátani.

Mamuzsics Gábor, a NAV Közép-magyarországi Regionális Adó Főigazgatóságának osztályvezetője elmondta, hogy az Európai Bizottság alapvető célja, hogy megteremtse az egységes szabályozást az Európai Unión belül, és 2020-ra a számlák 20-30%-a már elektronikus legyen. Ezzel összhangban hazánkban 2013. január 1-jén új szabályozás lépett életbe, amely a korábbihoz képest egyszerűbb adminisztrációs szemléletet képvisel, emellett könnyített az e-számla tárolására és megőrzésére vonatkozó műszaki elvárásokon.

A munkahelyi példa ragadós lehet

Varga László, a dokumentumkezeléssel foglalkozó DMSONE operatív igazgatója szerint fontos, hogy az emberek mit látnak a munkahelyükön. Ha ugyanis valakinek a munkahelyén erős a CSR-szellemiség (Corporate Social Responsibility - a vállalat társadalmi felelősségvállalása), akkor valószínűsíthető, hogy ezt a gondolkodást „hazaviszi”, és otthon is környezettudatosabban fog élni. Hozzátette: egy vállalatnál jellemzően a másolatok 40-60%-a felesleges, míg egy nemzetközi kutatás szerint egy átlagos internetező naponta 28 oldalt nyomtat ki, az adatokat a Gartner Group gyűjtötte össze.

Előadásában arra is rámutatott, hogy az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésének egyik legnagyobb gátja, hogy a vállalatok félnek a tömeges digitalizáció miatti rengeteg plusz munkától. Varga László ugyanakkor elmondta, hogy ma már adottak a technikai feltételek ahhoz, hogy akár 100-120 kétoldalas lapot szkenneljünk be percenként.