Várakozás és hatékonyság – hogyan lehet ezeket összeegyeztetni?

Az idő, mint tudjuk, egy értékes kincs. Számos módszert fejlesztettek ki annak érdekében, hogy minél jobban tudjuk kezelni a nap 24 óráját. Az egyik ilyen eljárást úgy hívják: Eisenhover-mátrix. Ez egy egyszerű és könnyen használható módszer a feladatok priorizálására, általa ki tudunk alakítani egy hatékonyabb időgazdálkodási rendszert. Az a lényege, hogy minden elvégzendő feladatot rangsorolunk abból a szempontból, mennyire fontos és sürgős egy-egy feladat. Így az Eisenhower-mátrix alapján pillanatok alatt áttekinthetjük a ránk váró feladatok fontossági sorrendjét és időbeli ütemezését. Az Eisenhower-mátrixot úgy kell elképzelni, hogy van egy négy cellából álló táblázatunk amelyben fontosság és sürgősség szerint négy kategóriába soroljuk az elvégzendő teendőket (emiatt nevezhetik “nem hivatalos” nevén “sürgős-fontos mátrix”-nak).

Néhány segítő kérdéssel könnyebben tudjuk priorizálni a feladatainkat. Ezeket a kérdéseket érdemes magunkban feltenni, vagy leírni egy papírra:

Milyen következményei lehetnek, ha a feladatot nem végzem el? (Mennyire fontos az adott feladat?)

Mi a feladat befejezésének optimális időpontja? (Valóban nem sürgős?)

Mi a feladat befejezésének végső időpontja? (Valóban sürgős?)

Biztosan nekem kell elvégezni, vagy más is megteheti? (Delegálható-e a feladat?)

Vannak azonban olyan alkalmak, amikor hiába osztjuk be az időnket, a rajtunk kívül álló tényezők megnehezítik a dolgunkat. Tegyük fel, hogy valami fontos hivatali ügyet kell elintéznünk, de aznap sokan ugyanúgy várnak azzal az üggyel kapcsolatban. Sok esetben internetes felületen keresztül foglalhatunk időpontot magunknak, de ezek sokszor csak tájékoztató jellegűek. Számos megoldás van arra, hogy az ilyenkor kialakult holt időt mivel tudjuk elütni.

Ezeket a módszereket feloszthatjuk két csoportra: a telefonnal és az anélkül töltött időtöltés. Nem is kérdés, hogy amikor telefont ragadunk, egy pillanat alatt képes elrepülni az idő. Ilyenkor chatelhetünk barátainkkal, rokonainkkal, számlákat fizethetünk be, játszhatunk játékokkal. Vagy meggyorsíthatjuk a (későbbre tervezett) bevásárlás folyamatát, ha böngészünk az aktuális akciók között. Elindíthatunk egy-egy videót vagy podcastet, amit addig nem volt időnk megnézni, vagy beiktathatunk néhány telefonálást is (úgy, hogy nyilvános helyen ne zavarjunk vele másokat). Mivel a telefon képes nagy mértékben elvonni a figyelmünket, érdemes óvatosan használnunk!

A digitális detoxikáció egyre időszerűbb kifejezés, amit meg kell tanulnunk. Ha egyébként is egész nap a gép előtt ülünk, és nem akarunk már több képernyőt nézni, akkor kitalálhatunk egyéb elfoglaltságokat: viszünk magunkkal egy könyvet, és azt olvassuk, vagy megfigyelhetjük, hogy kik azok, akik szintén nem telefonoznak sorban állás közben. (Jó vadászatot hozzá!)

Szerencsés eset az is, amikor egy ilyen helyen összefutunk egy régi ismerőssel, és megbeszéljük, kivel mi történt, mióta nem találkoztunk egymással. Ez lehet akár egy kellemes feltöltődés is a napunk folyamán, hiszen egy-egy beszélgetés inspiráló hatással lehet ránk.

Közlekedés közben viszont érdemes teljes figyelmünket a vezetésre, utazásra összpontosítani, hiszen ilyenkor alakulhatnak ki a legváratlanabb helyzetek, pl. hirtelen megindul a sor, vagy le kell fékeznünk.

Életünkben egyre több olyan helyzet alakul ki, amikor akaratunkon kívül várakozni kell. Rajtunk áll, hogy azokat az idősávokat miként használjuk ki.

(x)