Hinnénk vagy sem, nem kell hipszter szakállas startuptulajnak lenni ahhoz, hogy sikeres vállalkozást vezessünk, sőt: nem is kell feltétlenül kis számokban gondolkodni. A NASA által kitalált lean módszertan ugyanis akár nagyvállalkozásokra vetítve is működik, feltéve, ha tudjuk, hogy mit csinálunk. A Lechner Tudásközpont infokommunikációs igazgatója, Both András megosztott 12 olyan tippet a Privátbankár.hu-val, amely garantálja, hogy a vállalkozásunk sikeres lesz jövőre is – ráadásul a munkaerőfluktuáció is csökken és a dolgozók is elégedettebbek. De mit kell tenni mindehhez?

1. Állíts fel sorrendet: sürgős helyett a fontost vedd előre!

A képlet egyszerű: ha minden azonnal kell, akkor semmi nem készül el időben. Ha megmutatjuk a megrendelőnek (ez lehet cégen belüli vagy külső megrendelő), hogy egy bizonyos fejlesztés, átalakítás előtt, milyen feladatok állnak sorba, akkor az „azonnal kell” felkiáltást valószínűleg átgondolja. Mindenekelőtt azonban nem a sorrend a fontos, hanem, hogy az egyes munkafolyamatokat valaki átlássa.

Így mondjuk egy weboldal esetében átláthatóvá és érthetővé válik, hogy a „tegyetek ki valamit ide oldalra” miért tart hetekig, ezzel nem csak az ügyfelek elégedettsége nő, de adott esetben megúszhatunk egy sor teljesen fölösleges munkát, ha a megrendelő rájön, hogy a kívánt módosítás igazából senkinek sem válik a hasznára.

2. A munkától a fejlesztés nem áll meg!

A scrum módszertan fontos eleme, hogy a tervezés az egész megvalósítás alatt folyamatos, azaz csapatban gondolkodik. A fejlesztés történhet úgynevezett „sprintekben”, vagyis igen rövid időtartam alatt. A cél, hogy ezek végére értékelhető, működő, a megrendelő számára bemutatható eredménynek kell születnie.

Both András, a Lechner Tudásközpont infokommunikációs igazgatója.

3. Átláthatóság mindenek felett

Fontos, hogy a munkafolyamatokat adott esetben ne csak digiátlisan, hanem akár hatalmas táblákon, falakon, élőben is láthassuk. A különböző post-itek felragasztásával és láthatóvá tételével nem csak a vezetés, hanem a dolgozó is látja, hogy hol tart egy projekt, és mik az egyes részfeladatok. Ráadásul így könnyebb meglátni problémákat, például, ha valaki túlterhelt és előre készülni lehet a késére vagy át lehet szervezni és levenni a válláról a terhet.

4. Határozzuk meg a felelősségeket!

A delegálás mindig nehéz és sok vezető fut bele abba a hibába, hogy mindent egy kézben akar tartani. A másik véglet, ha a delegálást egyszerűen a munka kiszervezésének és a felelősség áttolásának fogja fel. A legfontosabb egy olyan mátrix (vagy táblázat) létrehozása, melyben az egyes feladat-kategóriák úgy vannak összekötve az emberekkel, hogy mindenkinek világos legyen: van-e döntési jogköre egy adott helyzetben. Ezt is érdemes nem csak digitálisan, hanem papírformában a dolgozók rendelkezésére bocsátani.

5. Legyen minden számonkérhető!

A számonkérhetőségnek öt alappillére van, amit egyszerűen kötelező betartani, különben nem készül el semmi. Egy számonkérhető, megbízható ember pontosan tudja mi a célja és rá is kérdez erre, valamint a cél alapján, határidőkkel és feladatokkal tervez. A számonkérhető munkaerő monitoroz, vagyis folyamatosan figyeli, hogy hogyan áll a projekt, és ha menet közben probléma merül fel, akkor arról tájékoztatja a vezetőt – és pontosan tudja, miért is történt csúszás. Emellett szükség esetén újratervez, és ha nem megy egyedül, nem szégyell segítséget kérni

6. Felejtsd el az ülős meetinget!

Mindenki ismeri az unalmas, kötelező heti, vagy akár napi értekezleteket, ezt egyszerűen nem lehet hatékonyan tartani, ugyanis mindenki ülve elalszik – pláne, ha ebéd után van. A megoldás egyszerű: tilos leülni! A huzamosabb álldogáláls senkinek sem kényelmes, így garantáltan hamar sikerül mindent megbeszélni. Tartsuk be az időkorlátokat, ha egy meeting 20 perces, akkor a „kicsöngetés után” nincs további tárgyalás, igyekezzünk ebbe a keretbe beleférni!

7. Ismerd a motivációkat!

Kinek mi a fontos egy munkahelyen? Triviálisnak tűnik a kérdés, pedig sokkal lényegesebb, mint egy semmitmondó „hogy vagytok?”. Sokan úgy gondolják, hogy minden munkavállalónál a pénz a legnagyobb motiváció, pedig nem így van, különösen a fiatalabb generáció esetében tolódik ez egyéb tényezők felé. Ezekről kérdőívekkel, motivációs kártyákkal tájékozódhatunk, ahol a dolgozók sorba tehetik, számukra mi a legfontosabb. A jól motivált munkaerő a hatékony munkaerő.

8. Oszd meg a tudást (és uralkodj)!

„Az a szervezet, amelyikben nem fejlődnek az emberek, az nem jó szervezet” – állítja Both András. A képzéseknek viszont akkor van értelme, ha az ott hallottakat nem felejtik el rögtön. A belső képzéseken a Lechnernél mindig egy olyan munkatárs beszélt az adott témáról, aki nagyon értett hozzá, ez azonban egyoldalúvá tette a dolgot. Most a workshopokat olyan emberek vezetik, akik frissen tanultak bele az adott témába, ez viszont követeli az alapos rákészülést. Így biztosan jobban és erősebben megmarad az ismeretanyag is.

9. Kell egy jó coach

A tanácsadói munka szinte szitokszóvá vált sajnos, mert nagyon felhígult ez a szakma. Pedig nagyon fontos, hogy valaki külső szemmel nézze végig a cégünket. Ne sajnáljuk erre a pénzt és az időt!

10. A munkatársad nem a gyereked – ne dorgáld!

A munkahelyi kommunikációnak külön művészete van. Vannak vezetők, akik őstehetségek ebben, sokak számára azonban kemény gyakorlást és tanulást jelent, pláne, ha olyan helyzetet kell kezelni, ahol az alkalmazott elszúrt valamit. Törekedjünk az asszertív kommunikációra a dorgálás helyett. Ha nem is szó szerint, az alábbi példamondat jó kiindulópont arra, hogy milyen alternatívák vannak az „ezt elszúrtad, öregem”-re:

„Az az érzésem, hogy ennek így kellene lennie és az a feltételezésem, hogy Te nem így csináltad. De segíts, hogyan tudnánk megoldani, illetve miben tudok én Neked segíteni, hogy máskor ne így legyen?”A támogató kommunikáció a dolgozót is motiválja, és sokkal könnyebb közösen megoldást találni a felmerülő problémára.

11. Ne projektben gondolkozz!

Akkor lesz jó a termék, ha folyamatosan dolgozik rajta a csapat – gyakorlatilag kimondhatjuk, hogy egy termék sosem készül el igazán, hisz mindig lehet finomítani, szebbé-hatékonyabbá tenni. Both szerint sok uniós projekt is ezért bukik el a projektidőszak után, hisz adott egy komolyabb összeg, elkezdődik a fejlesztés, aztán utólag senki nem javít rajta, nem dolgozik vele. Emiatt azonban elévül és használhatatlanná válik. Egy IT fejlesztésnél különösen fontos, hogy ezen túllépjünk.

12. Nincs holnap – amit megtanultál, vezesd be ma!

Ebből a 11 pontból néhány tipp azonnal bevezethető, egyes folyamatok pedig idővel rögzülnek a cég működésében, fűzte hozzá a szakértő. Fontos ugyanakkor, hogy ne csak tervezzük, hogy „majd egyszer talán, a jövőben, valamikor” bevezetjük ezeket, hanem lépjünk! Könnyen lehet, hogy a szervezet egyes módszertanokat nem fogad el, de ha ki sem próbáljuk, akkor nem is derül ki.