Rossz kommunikáció az első kapcsolatfelvételnél
Az első benyomás gyakran már a telefonos vagy e-mailes kapcsolatfelvételkor elkezd kialakulni. Ha a válaszaink lassúak, a kommunikáció zavaros, az ügyfelek úgy érzik majd, hogy nem vagyunk elég elkötelezettek vagy éppen profik. A gyors és pontos válaszadás, a barátságos hangnem és az udvarias stílus segít abban, hogy pozitív benyomást keltsünk már az első pillanattól kezdve. Mindig figyeljünk arra, hogy a kommunikáció világos és érthető legyen – ezzel sok fejfájástól megkímélhetjük magunkat.
Balul elsült első találkozás
Az első személyes találkozó – legyen az egy kapcsolattartóval vagy magával a cég vezetőjével – kulcsfontosságú szerepet játszik abban, hogyan ítélnek meg bennünket az ügyfelek. Fontos például, hogy időben érkezzünk, hiszen a pontosság a megbízhatóság jele. A megjelenésünk is sokat elárul rólunk: legyünk ápoltak, rendezettek, az öltözetünk pedig illeszkedjen az üzleti környezethez, a cégünk által képviselt értékekhez.
Az első kézfogás legyen határozott, a szemkontaktus pedig őszinteséget és bizalmat sugall. Emellett a testbeszédünk és kommunikációnk is figyelmet érdemel: legyünk barátságosak, de professzionálisak, így már az első találkozás alkalmával pozitív, hiteles képet alakíthatunk ki magunkról és cégünkről.
Problémák az irodai környezettel
Ha az első beszélgetés, egyeztetés sikeres volt, akkor a potenciális ügyfelet jó eséllyel az irodánkban is vendégül látjuk majd. Ez már mindenképpen haladás, de még itt is sok minden félrecsúszhat.
A recepció az első pont, amivel ügyfeleink találkoznak, így ennek a területnek mindig tisztának és rendezettnek kell lennie. Ha túlzsúfolt, poros vagy rendezetlen, az azonnal rombolja az első benyomást. Érdemes egyszerű, mégis elegáns dekorációt választani, amely professzionális képet sugall. Ha van várakozásra kijelölt terület, biztosítsuk, hogy ott mindig legyen elegendő ülőhely, friss magazinok, esetleg egy üveg friss víz is.
Az iroda dekorációja szintén sokat elárul a cégünkről. Ha egy kellemes, inspiráló környezetet teremtünk, az ügyfelek szívesen tartózkodnak nálunk. Szintén jó pontnak számít, ha itt-ott megjelenítjük a saját brandünket, például egy-egy logóval vagy okos színválasztással.
Az is fontos, hogy az iroda minden része tiszta, rendezett és igényes legyen. A rendszeres takarítás fontosságát talán szükségtelen is hangsúlyoznunk. De muszáj a részletekre is odafigyelnünk: például, ha van egy akváriumunk az irodában, az esztétikus lehet, de a karbantartása elengedhetetlen. Egy piszkos, átláthatatlan víz, beteg halak vagy rosszul működő szűrőrendszer rendkívül rossz benyomást kelthet. Éppen ezért az akvárium tisztán tartása kiemelt fontosságú, amihez ajánlott egy hatékony ro szűrő beszerzése, ami garantálja a víz tisztaságát.
Barátságtalan vagy képzetlen személyzet
Az alkalmazottaink az iroda arcai. Ha barátságtalanul vagy közönyösen fogadják az ügyfeleket, az azonnal negatív érzetet kelt. A megfelelő képzés és a pozitív hozzáállás kulcsfontosságú. Nemcsak udvariasnak, de segítőkésznek is kell lenniük, hiszen a legtöbb ügyfél az első pillanatok alapján alakítja ki véleményét. Ha bármilyen kérdésük van, fontos, hogy gyors és megbízható választ kapjanak, hiszen ez az egyik legjobb módja annak, hogy bizalmat építsünk.
Technikai problémák és elavult eszközök
Semmi sem kellemetlenebb egy üzleti találkozón, mint amikor technikai problémák merülnek fel. Ha a prezentáció során nem működik a projektor, vagy az internetkapcsolat akadozik, az ügyfél csalódott lesz, és azt gondolhatja, hogy cégünk nem elég professzionális. Mindig érdemes előre ellenőrizni a technikai eszközök állapotát, és ha szükséges, frissíteni azokat. A modern, megbízható eszközök használata nemcsak megkönnyíti az együttműködést, de jó benyomást is kelt.
Az első benyomás kialakítása tehát egy összetett folyamat, amben számos tényező működik közre a kapcsolattartótól kezdve a dekoráción át a ro szűrőig. Ha odafigyelünk a fenti pontokra, garantáltan javítani tudunk az ügyfélélményen, és hosszú távon pozitív hatást gyakorolhatunk az üzleti kapcsolatainkra.
A külügyminiszter a bővítésért felelős uniós biztossal egyeztetett. 
