Hogy induljunk közbeszerzésen? Hogyan nyerjünk közbeszerzést?

Mi is az a közbeszerzés? Kinek jó?

A közbeszerzés egy olyan versenyeztetési eljárás, melynek során az adott munkát, feladatot ellátó szerződéses partner a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény előírásai szerint kerül kiválasztásra. Azt, hogy melyik beruházáshoz, beszerzéshez kötelező a közbeszerzési eljárást lefolytatni, több szempont vizsgálatának eredményeként határozható meg. Ilyen szempont a beruházás megvalósítójának jogállása vagy tulajdonosi köre, a finanszírozáshoz szükséges forrás eredete (saját forrás, támogatás), a beruházás tárgya, értéke, stb. A törvény által részletesen megfogalmazott szabályrendszer igyekszik az eljárás előkészítésétől a szerződés teljesítéséig meghatározni, hogy a résztvevőknek miként kell eljárniuk. A közbeszerzési eljárások célja, hogy a közpénzek minél hatékonyabban kerüljenek felhasználásra.

A közbeszerzés védi a beruházást megvalósító, az eljárást közzétevő szervezetet, hiszen dokumentálhatóan igazolhatja, hogy a partner kiválasztása megfelelő körültekintéssel, nyilvánosan és az előre rögzített szempontok alapján, függetlenül, objektív szempontok szerint történt.

A közbeszerzés ideális esetben minden érintett számára kedvező eljárási forma, hiszen a résztvevők láthatják a pályázati feltételeket, a lakosság pedig láthatja, hogy a közpénzek elköltése kellő körültekintéssel történik.

A közbeszerzési törvény legfontosabb elemei

A közbeszerzés szabályozásának elsődleges célja az, hogy biztosítsa az állami és önkormányzati beszerzések átláthatóságát és hatékonyságát, a piaci verseny tisztaságát, a magyar gazdasági szereplők érdekeinek lehetőség szerinti érvényesítését. Természetesen a hazai közbeszerzési eljárásoknak, törvényi szabályozásnak összhangban kell lennie az Európai Uniós előírásokkal is.

Tehát a törvénynek egyértelműen meg kell határoznia, hogy mely szervezeteknek és milyen beszerzések esetén kell alkalmazniuk a törvényt. (Jogi zsargonnal élve: mi a hatálya.)

Az is fontos eleme a törvénynek, hogy az érintettek jogai, érdekei csorbítatlanul érvényesülhessenek a pontos és mindenkire érvényes szabályozói környezet következtében. Ennek érdekében létrehozták a közbeszerzés területén működő jogalkalmazó, joggyakorlat-fejlesztő és érdekképviseleti szervezeteket (pl. Közbeszerzési Hatóság, Közbeszerzési Döntőbizottság és Tanács). Fontos továbbá a közbeszerzéssel kapcsolatos jogorvoslat (eljárási szabályok és jogkövetkezmények) szabályozása is, megteremtve a bírói felülvizsgálat lehetőségét.

A törvény előírja azt is, hogy a közbeszerzési eljárást hogyan kell lefolytatni, az eljárásnak milyen egyes fajtái vannak (pl. nyílt, meghívásos vagy tárgyalásos eljárás), és hogyan kell alkalmazni a közbeszerzést a napi gyakorlatban (hirdetmények megjelentetése, ajánlatok beadásának formai és egyéb előírásai, ajánlatok felbontása, értékelése és a nyertessel történő szerződéskötés).

A közbeszerzési törvény szigorú (jogi nyelven szólva kógens jellegű) szabályokat tartalmaz, amelyektől csak akkor lehet eltérni, ha ezt a törvény kifejezetten megengedi.

Kik indulhatnak közbeszerzéseken?

A közbeszerzésekre értelemszerűen jellemző kell, hogy legyen az, hogy minél szélesebb körben elérhető legyen a részvétel. Ezt gyakran olyan formában is biztosítják, hogy lehetőség van részajánlattételre is, ami a kisebb vállalkozásoknak lehet kedvező. Fontos azonban az is, hogy olyan ajánlattevőt válasszanak nyertesnek aki biztosan el  tudja végezni az adott feladatot.

A közbeszerzések révén azonban további közösségi szempontok érvényesítésére is van mód, így az állam figyelembe tudja venni a kiírások, szabályozás során azokat a szempontokat is, amivel előnyhöz juttat bizonyos vállalkozásokat: például a jobb szociális feltételeket kínáló, zöld vagy magasabb élettartamot biztosító ajánlatot előnyben részesítve. (Természetesen ezeknek a szempontoknak a kiírás során egyértelművé kell válniuk.) Ezek a fenti irányelvek határozzák meg azt, hogy milyen cégek, vállalkozások adhatnak be ajánlatot és nyerhetnek el közbeszerzést.

Adott közbeszerzés esetében előfordulhatnak kizáró okok is. Ezek az okok általában nem szakmai vagy anyagi jellegű feltételekre vezethetőek vissza, hanem az adott vállalkozás működésével, törvényi előírásoknak való megfelelésével függnek össze. (Pl. a cégnek nem lehet köztartozása.)

A közbeszerzési kiírás során előírnak bizonyos alkalmassági feltételeket is. Ezek alapján a potenciális résztvevők el tudják dönteni, hogy megfelelő anyagi, szakmai háttérrel rendelkeznek-e, a kiíró pedig biztosítottnak láthatja a teljesítést. (Ilyen feltételek lehetnek bizonyos eszközök, megfelelő szakemberek és kellő gyakorlat (referencia) bemutatása.)

Minden kizáró okot és alkalmassági feltételt az ajánlatkérő köteles feltüntetni az ajánlati felhívásban vagy a közbeszerzés dokumentumokban. A kiírásokban mindig ugyanott találjuk meg az erre vonatkozó információkat, mivel annak formailag egységes struktúrát kell követnie. Az egyes szakaszok római számokkal vannak ellátva, ezek közül a III.szakaszban találjuk a kizáró okok felsorolását. Ugyanitt található a gazdasági, pénzügyi és műszaki-szakmai alkalmassági kritériumok felsorolása is.

Amennyiben először indulnak egy közbeszerzésen, akkor biztosan bonyolult és szerteágazó feladatnak tűnik ez az egész – sok esetben valóban így is van. Ezért szükséges és ajánlott az eljárás során tapasztalt tanácsadó segítségének az igénybevétele.

Hol találjuk meg a közbeszerzési kiírásokat?

A közbeszerzések megfogalmazása eltér a már megszokott, általános megrendelésektől. Ennek oka elsősorban az, hogy a szabályozás nem teszi lehetővé, hogy a kiíró egy egyértelmű termékre vonatkozó megrendelést fogalmazzon meg. Egy adott márka termékét nem nevesítheti, nyitva kell hagynia a versenyt más márkák, vagy forgalmazók számára is. Ezért a beszerzés specifikációjában írják körül, hogy mire is van szükség. Ezeket általában a közbeszerzési dokumentumokban találjuk meg, amit az elektronikus rendszeren belül lehet elérni.

Tehát a közbeszerzési kiírások nyilvánosak, azonban ebből a hatalmas adatállományból le kell válogatni azokat, amelyek egy adott vállalkozás számára érdekesek lehetnek. Már ezt a feladatot is rábízhatjuk egy szakértőre. A Tender-Értesítő az előre megadott specifikáció alapján szűri le azokat a kiírásokat, amelyek a megbízóinak érdekesek lehetnek.

A specifikáción túl egy kódrendszer is segíti a beszerzések kategorizálását. Ez a kódrendszer képezi az alapját annak a szűrési eljárásnak, amelyet a Tender-Értesítő elvégez. Az ajánlati lehetőségeket egy e-mailben kapja meg, amiből ki tudja választani, hogy melyik közbeszerzési kiírás az, amit érdekesnek talál. Ezután az EKR (Elektronikus Közbeszerzési Rendszer) felületén jeleznie kell érdeklődési szándékát, így az adott eljárásba belépve a teljes dokumentációt meg tudja tekinteni és itt lehetősége van kérdést feltenni.

Adott eljáráson történő részvétel előtt érdemes tájékozódni az ajánlattevő korábbi kiírásaival, szerződéseivel kapcsolatosan is, hiszen a korábbi feltételek, árak, és a szerződések nyilvánosan elérhetőek. Ezeket egyszerűen megkeresheti a tender-értesítő.hu adatbázisában, de egy riportot is lekérhet innen, ami összesíti az adatokat. Esetenként más ajánlatkérő hasonló beszerzéseit is érdemes megtekinteni, ami segíthet eligazodni a piacon kialakult árakkal kapcsolatban.

Bevezető tanácsadás: Amennyiben most ismerkedik a Tender-Értesítővel és a közbeszerzésekkel, akkor érdemes a kezdő díjcsomagunkat választania, amely magában foglalja az elektronikus platformok és funkciók bemutatását, a kiírások áttekintését és értelmezését, sőt az EKR használatához szükséges regisztrációt is személyes tanácsadójával végezheti el.

A tanácsadó továbbá abban is segíthet, hogy az ajánlat beadása előtt a felmerülő kérdéseket tisztázza és részt vesz a kiíróval történő kommunikációban is. Fontos szerepe van az ajánlat beadása utáni vitás helyzeteknél is, szükség esetén a megfelelő jogorvoslatot kezdeményezheti.