Miért fontos a profi könyvelő, ha vállalkozásunk van?

A profi könyvelő bizalmi munkát végez. Ő az, aki átlátja a cégünk pénzügyi működését, kézben tartja a számláinkat, figyel, ha bármilyen törvényi változás érinti a vállalkozásunkat és jelzi, ha valami szabálytalanságot talál a cég működésében.

Fontos információkat kaphatsz meg a könyvelődtől a számviteli politikával, pénzkezelési-, cafeteria szabályzattal kapcsolatban.

A körbetartozás sajnos a magyar piacon elég gyakran előfordul. Nem fizetett neked egy partnered, ezért te sem tudsz fizetni. Válassz olyan könyvelőirodát, amelyik rendszeres időközönként ellenőrzik a kintlevőségeidet is. Ha szükséges, akár felszólító levelet is küldenek fizetéssel elmaradt ügyfeleidnek.

Na de mit csinál még a könyvelő az online számlázók időszakában?

Azt gondolhatnánk, hogy ma már az onlinte számlázó programok világában mi magunk is egyszerűen elvégezhetjük a könyvelés feladatát.

Bár a mechanikus részét, valóban elvégezhetjük, van néhány szempont, amihez továbbra is könyvelőre lesz szükségünk. A könyvelő az a szakember, aki ellenőrzi, hogy a számláink megfelelnek-e a hatályos pénzügyi és számviteli törvényeknek. Elkészíti és beküldi a szükséges bevallásokat, elkészíti az éves beszámolókat (ilyenek lehetnek a mérleg- és eredménykimutatások, a kiegészítő mellékletek). Elkészíti azokat a kimutatásokat, amelyeket a vállalkozás vezetője (vagyis a megbízó) kér tőle. Egy felkészült könyvelő figyeli a törvényi változásokat és tájékoztatja a vállalkozás vezetőjét arról, ha a vállalkozást érintő törvényi változás van a könyveléssel, adózással kapcsolatban.

Mi az, amit nem a könyvelő szokott csinálni?

A félreértések elkerülése végett érdemes tisztában lenni azzal is, hogy mi az, ami nem a könyvelő feladata.

• Nem ellenőrizheti a befogadott számlák valóságtartalmát.
• Nem készít szerződéseket, teljesítési igazolásokat a számlákhoz kapcsolódva.
• Nem ő fogja teljesíteni a banki utalásokat határidőre.
• Nem kezeli a házipénztárt.
• Nem ő fogja tartani a kapcsolatot a vállalkozás partnereivel, és nem ő fogja megkötni a szerződést az új partnerrel.
• Nem kényszeríthetjük arra sem a könyvelőt, hogy korrigálja az előző könyvelő által elkövetett esetleges hibákat. Ha ilyet tapasztal, természetesen fel kell hívnia megbízója figyelmét a hibára, annak várható következményeire, és célszerű javaslatot tenni a hiba korrigálására.
• Nem tartozik a feladatai közé a lezárt üzleti év iratainak tárolása és őrzése sem. Amennyiben a vállalkozás erre igényt tart, célszerű ezt is szerződésben rögzíteni.
• És még egy fontos infó: akönyvelőnek nem lehet az a feladata, hogy tanácsot adjon a különböző pénzügyi törvényszegések takargatására, trükközésre.  

Mikor működik jól egy könyvelő-megbízó kapcsolat?

Mint a legtöbb munkakapcsolatnál, a könyvelővel való együttműködés során is lényeges szempont, hogy a megbízó és a könyvelő között egyenrangú munkafolyamat, kapcsolat alakuljon ki. Tisztázzuk előre, hogy pontosan miért vállal felelősséget a könyvelőnk. Megbízóként így nem kerülsz olyan helyzetbe, hogy nem tudod pontosan mit is kell várnod a könyvelődtől, nem vársz valami elvégzendő munkára, amiről pedig a könyvelőd nem tud.

Hogyan szerződjünk a könyvelővel?

Van néhány szempont, amit figyelembe kell venni, mielőtt megkötnénk a szerződést a könyvelőnkkel: rendelkezik-e biztosítással? Szerepel-e az NGM listáján mérlegképes könyvelőként? Kérdezzünk rá a referenciákra, az árra és csak utána szövegezzük meg a szerződést.

Miért fontos, hogy legyen felelősségbiztosítása a könyvelőnek?

Ha a könyvelő hibázik, az anyagi következményeket első sorban a vállalkozásod sínyli meg. Vagyis először te fizeted meg a büntetést, utána polgári peres úton próbálhatod behajtani a könyvelőn a kárt. Egy ilyen felelősségbiztosítás pont az ilyen eseteknél jelent biztonságot mind a könyvelőnek, mind megbízójának.

Miért fontos, hogy szerepeljen a könyvelő az NGM listáján regisztrált mérlegképes könyvelőként?

Ha nem regisztrált könyvelővel dolgozol, és erre fény derül egy NAV-ellenőrzés során, akkor komoly pénzeket kell kifizetned. Épp ezért csak olyan könyvelővel állj szóba, aki szerepel az NGM listáján!

Mik az online könyvelés előnyei?

Az online könyveléssel minden sokkal flottabb, mint a hagyományos, papíralapú könyvelésnél. Régebben el kellett vinni személyesen a számlákat vagy fel kellett adni postán, hogy megérkezzen a könyvelőhöz. Ma már elég, ha megadod a számlarendszerdhez a szükséges adatokat a könyvelődnek és ő letölti a számláidat. A banki utalásokról pedig ugyanúgy csak le kell töltened a számlatörténetedet és abból beírni az utalás dátumát. Arra figyelj, hogy egyes bankoknál nem tudsz félévnél régebbi számlatörténetet online letölteni. Érdemes év közben akár havi rendszerességgel letöltögetni a számlainfókat. Az online könyvelésnek még van egy olyan aspektusa, ami mellett ma nem szabad szó nélkül elmenni: környezetkímélő megoldás is, hiszen nem kell felesleges papírokat nyomtatni, számlákat, számlamásolatokat gyártani.

Érdemes olyan céget választani, amelyik a könyvelés alaptevékenységei mellett segít neked a könyveléshez kapcsolódó informatikai problémák megoldásában is: például hogy kell összekapcsolni az online számlázó rendszeredet a NAV rendszerével?

Mire figyeljünk, ha könyvelőt váltunk?

Nem biztos, hogy egy könyvelőt azért kell leváltani, mert szakmailag nem volt megfelelő, könnyen lehet, hogy egyszerűen nyugdíjba ment, vagy életkorából fakadóan nem állt át az online könyvelésre.

Mielőtt nagy dérrel-durral könyvelőt váltanál, vésd eszedbe: a könyvelőváltás kulcsmomentuma, hogy megtartod a jó szakmai viszonyt a régi könyvelőddel. Az is fontos, hogy előre tisztázzátok az utolsó kifizetés dátumát (a dátum legyen az átadás-átvétel után!)

Hol találok jó könyvelőt?

Ez egy nehéz kérdés. Fontosak a referenciák és a kölcsönös bizalom, és a pontosság, felkészültség, naprakészség. Viszont az, hogy valaki tényleg jó könyvelővel dolgozik, valójában csak az első ellenőrzésnél derül ki. Nem tudunk tuti tippet mondani arra, hol találsz jó könyvelőt, de ha velünk szerződsz, biztos nem érnek kellemetlen meglepetések!