Volt egy munkahelyi asztali gépem, egy otthoni, egy otthoni családi laptop és egy munkahelyi netbook is, az otthon megkönyvjelzőzött weboldalt nem találtam a munkahelyemen, a munkahelyi könyvjelzők hiányoztak otthon, a munkahelyemre érkezett fontos levelet haza is ajánlatos volt elküldenem, sőt mivel határidőnaplót nem akartam cipelni, teendőimről időnként emlékeztető e-mailt küldtem magamnak az egyik helyről a másikra. (Néha még válaszoltam is saját magamnak.)

Káosz ellen jöjjön a felhő

Mindezek ellenére még mindig rengeteg cetli is hevert mindkét íróasztalomon, nem beszélve a táskámban innét oda és onnét ide hordott noteszről és mappákról, nyomtatásokról. A feleségem meg folyton elhagyta és hiába kereste újra a legjobb recepteket, amelyeket az interneten talált.

Na ekkor mondtam azt, hogy most már elég, kell valami, ami egy helyre gyűjti össze az összes dokumentumot, információt, tudnivalót, és mindig, mindenhonnét megtalálom. Ebben segít a híres felhő, ami egy ennél szélesebb forgalom, de most nevezzük így azokat a programokat és web-oldalakat, amelyek segítségével az interneten tudom tárolni az adataimat, és bármikor, bárhonnét hozzájuk tudok férni.

Töltsd fel gyorsan, ne siránkozz

Így ha akármelyik internetes gépen, akár egy netkávézóban is érdekeset, fontosat találok, azt itt eltárolom, és ha jövő héten Ausztráliában járok, ott is elővehetem, és Karakószörcsökön is, ha van internetkapcsolatom. Ha az adószámomat kérdezik, és nincs nálam az adókártyám, akkor is elő tudom bányászni okostelefonnal, és nem kell érte hazamenni, mint a múltkor. Ha elfelejtettem, hová kell menni a jövő heti találkozóra, itt megvan, akárcsak a legutóbbi fontos cikk az internetről. A legutóbbi jó ötleteimet és a mosógépszerelő telefonszámát sem cetlikre írom már, hanem a gépbe és bármikor kiolvasható az internetes agyamból.

Nos, minderre számos megoldás létezik. A legegyszerűbb, ha a számítógépen már létrehozott fontos fájlokat feltöltjük egy internetes tárhelyre. A híres Google-nak például van egy régi szolgáltatása, a Google Drive (amelyet a közelmúltig Google Docs-nak hívtak). Itt öt gigabájtnyi ingyenes szabad lemezterülettel indulunk, és a számítógépéhez hasonló könyvtárstuktúrában tárolhatjuk dokumentumainkat. További tárhelyet pénzért lehet venni.

Bérelj winchestert Kaliforniában

A webes felület kissé fapados, de egy letölthető alkalmazás megkönnyíti a munkát, a fájljaink szinkronizálhatók vele a számítógépen levőkkel. A Google nagy előnye, hogy egy regisztrációval, egy jelszóval, egy belépés után érhető el a Gmail levelezőrendszer, a Google Drive és még számos Google-alkalmazás (naptár, hírolvasó, képtár stb.), sőt még a Youtube-regisztrációnk és más szolgáltatók oldalai is.

Ilyen, fájlok tárolására, szinkronizálására szolgáló program még nagyon sok féle van, a leghíresebb talán a Dropbox, továbbiak a Skydrive, iCloud, Box, Cubby, Synplicity stb., egy hosszabb összehasonlító írás róluk angolul itt olvasható>>>>>. Ezek üzleti filozófiája az, hogy ingyenesen adnak a felhasználóknak 2-7 gigabájt közötti tárolási helyet - erre az összes írásos dokumentumunk, Excel-táblánk és legalább a legfontosabb fotóink biztosan elférnek -, és akinek ez nem elég, az körülbelül havi 5-10 dollárért bérelhet további 20-100 gigabájt közötti lemezterületet, ami fizikailag esetleg valahol a világ másik végén található, nem tudni pontosan.

Filofax a neten színes fülecskékkel

A fejlettebb módszer, ha nemcsak a már meglévő számítógépes fájlokat töltjük fel, hanem bármikor gyorsan új jegyzeteket is készíthetünk, internetes lapokat tárolhatunk el közvetlen a neten, linkeket, linkgyűjteményeket és sokféle más információt tudunk elhelyezni és közvetlenül szerkeszteni az interneten. Erre szolgának a jegyzetelőprogramok, amelyek egy része azonban fájlokat is tárol. Itt van mindjárt a Microsoft Office programcsomag, amely szinte minden gépen fut, és amelyben az Outlook levelezőprogram határidőnapló és telefonjegyzék is egyben.

Az OneNote pedig kifejezetten jegyzetelésre való, tetszetős, a nyomtatott határidőnaplókat, filofaxokat imitáló színes kartotékfüles felülettel, amit vélhetően elsősorban irodai használatra szántak. A Microsoft Skydrive szolgáltatással kombinálva a jegyzetek az interneten is elérhetők és más géppel is használhatóvá válnak. Ám a fizetős szoftver, mint tudjuk, drága mulatság.

A netelefánt nem felejt

Az Evernote című program működése az OneNote-hoz hasonlít, egy könyvtárakhoz hasonló mappastruktúrában mindenféle jegyzeteket lehet benne tárolni, képeket, dokumentumokat, szövegeket, még kézírást is, és az internetről is mindenfélét bele lehet másolni pár kattintással, a moziműsortól cikkekig, e-mailekig, képekig. Itt azonban az internetes adatbázis már elválaszthatatlan alapszolgáltatás.

Nagyobb fájlokat azonban igencsak módjával szabad beletenni, mert az ingyenes verzió tárhelye erősen korlátos (csupán havi hatvan megabájtig jöhet az anyag), de erre ott vannak a Dropbox és társai. Az elefántfejet logójaként választó Evernote inkább a jóval kevesebb helyet foglaló szövegek, emlékeztetők, vázlatok, receptek, cikkek, listák, linkgyűjtemények, e-mailek tárolására kiváló. Alapszintű szövegszerkesztő funkciókkal, pár kattintásos eléréssel, a tárolt információk közötti pofonegyszerű kereséssel.

Ahány ház, annyi példány az adatainkról

Nem árt rendszeretőnek, rendszerezőnek lenni hozzá, ajánlatos létrehozni a saját mapparendszerünket, témáinkat, amik szerint csoportosítjuk az információkat, de a keresőfunkciónak köszönhetően ömleszteni is lehet. A programot annyi számítógépre lehet telepíteni, amennyire akarjuk, és okostelefonokon, tableteken is fut.

Az adatainkat minden ilyen telepített program tárolja, plusz a cég központi adatbázisa is az interneten, ami eléggé biztonságos, hiszen három számítógépünk esetén négy példány lesz mindenből (legalábbis minden, már frissített adatból). Bármelyik gépről jelentkezek be, frissíti az azon levő adatokat, az internetről betölti, amit korábban bárhol betáraztunk.

Mindegy, hogy Honolulu vagy Kamcsatka

Ha pedig egy netcafé-ban ülünk Honolulun vagy Kamcsatkán, akkor a webes felületen keresztül be lehet lépni az adatbázisba, és el lehet érni mindent. Magyar verziója még nincs, a fizetős verzióban havi öt dollárért vagy öt euróért már havi egy gigabájtnyi adatot tárolhatunk el. (Technikai apróság: az AltGr+V billentyűkombinációt, ami magyar billentyűzeten a @ előhívására szolgál, a program másra használja, ezt célszerű kikapcsolni.)

A felhőben való tárolást használó jegyzetelő programok sorát is sokáig  lehetne folytatni, mint SimpleNote, Zoho Notebook, Springnote, Penzu, WebAsyst, mindegyik egy kicsit más. (Egy kimerítő angol nyelvű ismertető a jegyzetelő programokról itt olvasható>>>>, a weben való tárolást, a felhőt is használó alkalmazások a lap közepén, a „Cloud Services” alcím után kezdődnek.)

Fájlcserés támadás

Ha kényes, személyes adatokról van szó, márpedig azokat is szükséges lehet a felhőben tárolni, akkor kötelező végiggondolni a biztonság kérdéseit, a szakemberek is ezt teszik. Az egyik, hogy mi történik, ha nincs internet. A másik, hogy illetéktelenek hozzáférhetnek-e adatainkhoz. A harmadik, hogy amit elhelyeztünk az interneten, az nem tűnik-e el onnét.

Az első kérdésre viszonylag egyszerű a válasz: amit csak a neten tárolunk, az nyilván nem érthető el internet nélkül, így célszerű a saját gépünkön is hagyni belőle egy példányt. (Egyáltalán, aranyszabály, hogy bármely fontos adatot 2-3 példányban ajánlatos megőrizni, amelyeket egymástól távol, jól elkülönítve, egymástól függetlenül tárolunk.) Amit pedig a neten is és a gépünkön is tárolunk, mint az Evernote adatai vagy a Dropboxra feltöltött, de otthon is megőrzött adatok, az elérhető lesz internet nélkül is.

Nincs teljesen biztonságos rendszer

Ami a második kérdést illeti, a legtöbb alkalmazás titkosított kapcsolatot használ az adatok fel- és letöltésekor, ezért viszonylag biztonságos, de nézzünk ennek inkább utána, mielőtt biztosra megyünk. Tudvalevően száz százalékos biztonságú, feltörhetetlen  rendszer nincsen, de persze az otthoni gépünk is kerülhet idegen kezekbe betöréskor. Mérlegelni kell a kockázatokat, és érdemes alaposan titkosítani az érzékeny fájljainkat. (Az Evernote külön is képes egyes jegyzeteink titkosítására.) Használjunk erős jelszavakat – erről a Google tanácsait érdemes elolvasni itt>>>>>.

A bezárt Megaupload honlapján megjelenő rendőrségi felirat

A harmadik biztonsági kérdéssel kapcsolatban emlékezhetünk arra, hogy az év elején a Megaupload és más fájltároló felhőalkalmazások sora állt le az FBI és más hatóságok összehangolt lépései miatt. Alapvetően azért, mert rengeteg volt rajtuk a jogsértő tartalom, kalózmásolat, viszont emellett teljesen jogszerű privát adatbázisokat is tartalmaztak.  Ebből is látszik, hogy soha, semmit nem szabad száz százalékig biztosra venni, minden fontos adatból több példányt kell tartalékolni és ügyelni azok elkülönített, biztonságos kezelésére.

Menteni, menteni, menteni és menteni

Éppen ezért, ha úgy döntesz, hogy a kockázatok vagy a macerák miatt nem felhőzöl, vagy nincs rá szükséged, és nem lövöd fel az internetre érzékeny adataidat, akkor sem úsztad meg a biztonsági teendőket. Akkor rendszeresen kell menteni DVD-kre, vagy külső merevlemezre, amit a számítógéptől teljesen külön, jó messze tárolsz (banki széf, szülői ház, iroda), mert különben egyszer – tűz, betörés, csőtörés, lábtörés – még nagy baj lehet.

És most pár kattintással beteszem ezt a cikket az Evernote-ba, hogy el ne vesszen.