8+3 tipp a fenyegető e-mail-áradat megfékezésére – Gépezd magad 4.

Nyolc különböző, a levéláradat ellen használható trükköt, technikát mutat be a német Handelsblatt.com írása, amelyeket kiegészítettünk további hárommal. Ezek egy része az irodában feleslegesen e-mailekre fordított időt takarítja meg, más részét otthoni levelezésünkben is hasznosíthatjuk, ez utóbbiakkal kezdjük és zárjuk a sort.

1. Mindig legyen második e-mail-fiókunk

Nagyon sok helyen kérik el az e-mail-címünket az interneten, például különböző fórumokra, cikkhozzászólásokhoz való regisztrációnál, árucikkek internetes megvásárlásánál, képfeltöltésnél és a legkülönbözőbb egyéb weboldalakra való bejutás fejében. Ezen cégek egy része azután kéretlen levelekkel bombáz bennünket és tovább is értékesítheti a címlistáját. Érdemes ezért az ilyen helyek kedvéért külön e-mail-címet és fiókot fenntartani, amit azután nem olvasunk, illetve csak akkor nézünk bele, ha éppen valamilyen regisztrációt kell megerősíteni, netes vásárlást intézni.

Vannak ingyenes, „eldobható” e-mail-címek is, mint a Mailinator.com vagy a német Sofort-mail.de, ahol még regisztrálnunk sem kell, és gyorsan megvan. Ezek hátránya, hogy sok internetes cég már ismeri és szűri, letiltja őket. De használhatjuk ilyen célra valamelyik ingyenes e-mail-szolgáltatót is (Gmail, Yahoo, Hotmail, Freemail stb.).

2. Használjunk jó spam-filtert kínáló levelezőt

Az e-mail és az egész emberiség egyik nagy ellensége a spam, azaz a kéretlen levél, amelynek mennyisége sokszor a hasznos levelekét is jóval meghaladja. Ennek kiszűrésére az e-mail-szolgáltatók különböző szűrőket, filtereket használnak, amelyek kulcsszavak és más jellemzők alapján egy külön spam-levelesládába helyezik a kéretlen leveleket, amelyeket később törölhetünk, de általában egy idő után automatikusan is törlődhetnek.

Ezek a filterek komolyan fejlődtek az utóbbi években, és már csak kevés szemetet engednek át. De így nem mindegy, mennyit, a Handelsblatt szerint a német Fraunhofer Intézet tesztje alapján a legjobb szűrője a Yahoo-nak volt, utána a Hotmail és a Google következtek. Egyes levelezőrendszerek viszont még a saját reklámleveleikkel is bombázták a felhasználót.

3. Az ötmondatos szabály

Bosszankodott már azon, hogy valaki sokat beszélt? Vagy csak a levél harmadik bekezdésében derült ki, mit is akart tulajdonképpen? Az SMS és a Twitter példája is megmutatja, mennyi mindent bele lehet szorítani 1-2 mondatba. Az ötmondatos szabály hívei szerint érdemes mindent, amit lehetséges, az SMS-ekhez hasonlóan kezelni. Öt mondatba pedig belefér, hogy ki vagy, mit akarsz, miért is van arra szükség, és mikor is lenne arra szükség.

4. Ne idézzük be a Jókai összest

(Ábra: Wikimedia Commons)

Ha egy levelet megválaszolunk vagy továbbítunk, a legtöbb levelezőrendszer automatikusan hozzáfűzi, beidézi az előzményeket, azaz azt a levelet, amire válaszolunk, meg azt, amire az válaszolt, plusz annak az előzményét... a végeredmény néha követhetetlen, végtelenül hömpölygő szövegfolyam. Ráadásul néha egyes levelezőrendszerek nem a végére, hanem az elejére rakják az idézetet, ami végképp megzavarja az áttekintést.

Millió felesleges karakter (>>>, ---) is kerül bele, ráadásul sok körlevélnél sikeresen továbbküldi a felhasználó az összes korábbi címzett e-mail-címét. (Az ilyen címlisták a vírusoknak, spam-küldőknek is aranybányák lehetnek, de egymással egyébként nem beszélő ellenségek is juthatnak nekik nem való adatokhoz.) Így érdemes csak azt a pár mondatot beidézni, amire valóban válaszolunk, a többit pár kattintással ki lehet törölni.

5. Térjünk a tárgyra, beszéljünk a lényegről

Még ha az öt mondatos szabály sokszor túl radikálisnak is tűnik, főleg üzleti levelekben nem érdemes túl sokáig udvariaskodni. Jobb pontosan, világosan leírni, mit is szeretnénk a címzettől. A levelet csak azoknak érdemes a fő címzetten kívül elküldeni, akikre valóban tartozik. Levelezőlistákat, csoportokat csak akkor vegyünk igénybe, ha nincs más megoldás.

6. Mondjunk le a jogi maszlagról

Az üzleti e-mail-ek végén számos esetben bonyolult jogi klauzulák vannak (disclaimer), amelyek lényege leginkább, hogy a feladó elhárítja magáról a felelősséget, ha a címzett tévedésből kapja meg az e-mailt, vagy bármi kára származna belőle. A Handelsblatt szerint ezeknek a jogi formuláknak a haszna kétséges, legalábbis a címzett beleegyezése kellene az érvényességükhöz. Az esetek többségében valószínűleg teljesen feleslegesek, sőt megtévesztőek lehetnek.

7. Határozzuk meg az e-mail-ezés idejét

Ha állandóan pittyeg az új levelek érkezését jelző figyelmeztetés, ha ötpercentként nézzük a leveleket, az eléggé meg tudja zavarni a munkát, a koncentrációt, csökkenti a hatékonyságot. Ezért érdemesebb konkrét időszakokat kijelölni, amikor az e-maileket egyszerre tekintjük át és válaszoljuk meg, ha kell, a többi időben pedig nem nyitva tartani a levelezőprogramot. Ha egy cégnél azonnali választ igénylő levelek futhatnak be, ezek megválaszolására érdemes egyetlen személyt kijelölni.

8. Végső cél a nirvána, az üres levelesláda

A bejövő leveleknek fenntartott mappát (inbox) érinti a „zero-inbox” elv, amely szerint csak az üres levelesláda a jó levelesláda. Ennek alapján minden olyan levelet, amelyet már olvastunk és szükség esetén megválaszoltunk, feldolgoztunk, archiválni kell egy erre szolgáló mappában, vagy mappákban. Bizonyos automatikus archiválási funkciókkal a Gmail és az Outlook is rendelkeznek.

A bejövő levelek között így csak azok maradnak, amelyekkel még valami dolgunk van, amelyeket későbbre halasztottunk.

8+1.: Légyszi, írj praktikus és kifejező tárgyat!

Ne legyenek illúzióink, úgy, ahogy mi is a leveleink ezer egyéni körülménytől függő mennyiségét, felét-kétharmadát vagy akár kilenctizedét is elolvasás nélkül töröljük, úgy mások is sokszor ezt teszik a mieinkkel. Sok oka lehet ennek, például mert éppen nincs idejük tréfákat olvasgatni, vagy mert takarítaniuk kell, vagy mert ezt a viccet már ismerik. Sokat segíthetünk nekik ebben, ha precíz, kifejező tárgyat adunk leveleinknek.

A tárgy teljes elhagyása vagy a „Re:”, „Vá:”, sőt „Fw: Fw: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re:” tárgyú levelek sora vagy arra kényszerítik az olvasót, hogy feleslegesen olvasson bele egy őt nem is érdeklő levélbe, vagy komolytalannak és hanyagnak fog bennünket gondolni és elolvasás nélkül töröl. A „Friss nyugdíjas viccek” vagy a „A világ legszebb kastélyai diákon” vagy a „Szerinted mit szeretnének a gyerekek Karácsonyra” vagy „Itt felejtetted a szemüvegedet” sokkal jobb lesz. Finoman megkérhetjük rá ismerőseinket is, hogy ők is csatlakozzanak ehhez a kedves szokáshoz, így mi is profitálhatunk belőle.

8+2.: Szemtelen vagy? Letiltalak!

Azt veszi észre, hogy már hetek óta nem jutott rá ideje, vagy már nem is érdekli annyira, mint amikor feljelentkezett? Szabaduljon meg a felesleges hírlevelekről, mondja le ezeket, vagy ha nem lehet, tegye tiltólistára. Lehet egyszerűen spam-nak jelölni, és akkor automatikusan a levélszemét közé megy, de a levelezőprogramokban külön is van olyan menüpont, ahol bizonyos címekről érkező levelekkel meghatározott műveleteket lehet végezni.

Például ha van egy ismerősünk, aki még csak most ismerkedik a számítógéppel, és ezért a legátlátszóbb átverős leveleket is továbbküldi, miközben soha nem küld semmi hasznosat, szintén letilthatjuk vagy automatikusan archiválhatjuk. Ha nem akarjuk megbántani azzal, hogy szólunk neki, hagyjon már békén, leveleit automatikusan egy adott mappába továbbíttathatjuk. A Gmail-ben ez viszonylag könnyű címkék és hozzájuk tartozó mappák használatával.

Ha azután az illető rájön, hogy nem olvastuk a levelét, még mindig elsüthetjük azt a kegyes hazugságot, hogy „bocs, a levelezőprogramom véletlenül a levélszemétbe tette”...

8+3: Mindent vagy semmit? Facebook-értesítések középen

A Facebook, Iwiw és hasonló közösségimédia-oldalak is nagy e-mail-forgalmat tudnak generálni. Ha minden ismerősünk minden egyes fotójáról és hozzászólásáról értesítést kérünk, az naponta akár több száz levél is lehet. Ehelyett érdemes alaposan átgondolni, miről is kérünk értesítést, miről nem. Ha mindent letiltunk, akkor meg lemaradhatunk eseményekről, társalgásokról és éppen a közösségi oldal lényege vész el.

Haladók a Facebook-on listákba rendezhetik ismerőseiket, ezzel külön szabályozhatják, hogy kikről kapjanak értesítést, illetve ki férhessen hozzá az általunk megosztott információkhoz.

A sorozat előző részei:

Így pakoljuk fel az agyunkat az internetre

Így állítsd fel saját hírügynökségedet

Ne szúrj ki magaddal, tanulj angolul!